Missions

Le(la) chargé(e) de gestion administrative et d'aide au pilotage concourt à la mise en place de la démarche d’amélioration continue du service et accompagne les responsables dans le pilotage.

Activités

· Piloter de la démarche d’amélioration continue du service :
- Planifier la mise en place de la démarche et la suivre
- Coordonner les groupes de travail en place
- Organiser de l’information et de la documentation
- Suivre les livrables des groupes de travail
- Formaliser les procédures en lien avec les parties prenantes
- Optimiser les procédures pour gagner en temps et en efficacité
- Définir des indicateurs qualités, les suivre et les contrôler
- Organiser l’audit
- Mener les enquêtes de satisfaction,
- Rendre visible les actions menées au niveau du service, de la direction et de l’ensemble de l’établissement.

· Aider au pilotage du service
- Veiller à la complétude et à la qualité du contenu des bases de données contrats,
- Administrer la correspondance électronique de la boite aux lettres générique du service et orienter les laboratoires vers les agents du SPV compétents
- Gérer et faciliter les interactions avec les différents partenaires.
- Proposer et fournir au responsable de service des indicateurs pour le pilotage efficace du service, réaliser des tableaux de suivi de l'activité du service, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire et analyser des bilans notamment en termes d'évolution et de répartition de l'activité, de suivi des objectifs et de qualité du service rendu (délais de réponse, avancée des contrats, visites de laboratoires).

· Gérer l’archivage des contrats en lien avec le responsable du service et le chargé de mission archivage de la délégation.

· Élaborer et rédiger des notes d'information, des compte-rendu de réunions, des documents de synthèse.

· Proposer et concevoir des actions transverses avec les autres services de la délégation en lien avec la démarche d’amélioration continue.

Compétences

Savoir / Connaissances
· Connaître les concepts, outils et méthodes du management de la qualité
· Connaître le système de la recherche en France et à l’étranger
· Savoir gérer des bases de données pour en sortir des indicateurs
· Savoir utiliser de nouveaux outils informatiques

Savoir-faire
· Savoir piloter une équipe
· Connaître les fonctions avancées d’Excel
· Savoir rendre compte de ses activités
· Posséder de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
· Posséder une bonne maîtrise des outils de bureautique (tableurs, traitement de texte, présentation)
· Pratique de l'anglais à l'oral et à l'écrit niveau B2.

Savoir-être
· Avoir un bon relationnel
· Faire preuve de qualités pédagogiques
· Savoir faire preuve de rigueur


Diplôme souhaité : Formation management de la qualité de niveau Master.

Contexte de travail

En 2023, la Délégation Rhône Auvergne du CNRS compte 121 structures opérationnelles de recherche et de service, regroupant 2727 agents CNRS dont 2035 permanents. Les ressources gérées par la délégation représentent 276 millions d'euros dont 67 millions d'euros de ressources propres.

Les services de la Délégation sont constitués de 137 collaborateurs répartis dans les missions d'appui en ressources humaines, finances et comptabilité, partenariat et valorisation, systèmes d'information, prévention et sécurité, communication, médecine de prévention, technique et logistique.

Ce poste est affecté au sein du Service du Partenariat et Valorisation (SPV) de la Délégation Rhône Auvergne, sur le campus de la Doua à Villeurbanne (accessibilité en transport en commun). L’activité s'exerce au sein d’un service composé de 27 personnes et implique un contact constant avec la communauté scientifique des laboratoires de la circonscription - toutes thématiques confondues – avec une forte présence des sciences de l’ingénierie et des systèmes, des sciences biologiques, des sciences humaines et sociales et de la chimie.

L'agent sera amené à travailler régulièrement avec tous les agents du service.

Ce que nous vous proposons :
• Un environnement de travail stimulant aux contacts des personnels de la recherche
• 44 jours de congés / RTT par an
• D'excellentes conditions de travail (horaires flexibles, télétravail possible)
• Un restaurant d'entreprise qui permet de déjeuner à un prix intéressant.
• Le remboursement partiel des titres de transport (75%) + forfait mobilité durable pouvant atteindre 300€/an
• Un site accessible en transport en commun + parking privé + parking vélo
• Participation financière au frais de mutuelle