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Portail > Offres > Offre MOY600-MATCLA0-011 - Technicien(ne) en gestion administrative (H/F)

Technicien(ne) en gestion administrative (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 17 août 2021

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Informations générales

Référence : MOY600-MATCLA0-011
Lieu de travail : VANDOEUVRE LES NANCY
Date de publication : mardi 27 juillet 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1 620 et 1 720 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Les missions proposées s'exercent sur un poste mutualisé entre deux services.
Sous la responsabilité de l'assistante de Direction, le/la secrétaire administrative et financière assure de manière partagée le secrétariat de la Déléguée régionale et de son adjoint. Il/elle seconde l'assistante de Direction dans ses fonctions.
Au sein de la cellule mutualisée de gestion, il/elle sera en charge des déplacements (transport, hébergement) et des remboursements des frais.

Activités

- Assurer un accueil physique et téléphonique au secrétariat de la Déléguée Régionale
- Traiter, diffuser et organiser les informations (courriers, mails, appels, informations internes )
- Planifier les rendez-vous, vérifier la mise à jour des agendas, les documents annexés, liens, invitations
- Seconder l'assistante dans la logistique des déplacements, visites et réunions
- Préparer, mettre en forme des courriers/documents, suivre la circulation des parapheurs
- Alimenter les bases de données, mettre à jour la documentation administrative, classer et archiver ;

- Gérer dans la base Geslab, les frais de déplacements sur convocation de l'administration centrale (CAC) et suivre les budgets alloués
- Saisir les ordres de mission et valider les demandes de titres de transports ou d'hébergement dans les outils dédiés
- Saisir les bons de commandes et assurer le paiement des factures
- Liquider les états de frais au retour des missions
- Veiller au respect et à l'application de la réglementation financière.
- Assurer le classement et l'archivage des pièces financières

Compétences

- Connaître les logiciels de gestion courants et l'environnement bureautique : messagerie, agendas, diaporamas, bases de données, outils collaboratifs, web, outils de visioconférence
- Savoir gérer des plannings
- Maîtriser les techniques de secrétariat, la rédaction, la mise en page de documents administratifs
- Avoir connaissance des finances publiques, marchés publics, règles et techniques de comptabilité
- Savoir utiliser les outils informatiques de gestion financière

- Capacité à organiser et coordonner des actions, anticiper, identifier les priorités et les échéances
- Savoir rendre compte, partager l'information et coordonner son activité au sein d'une équipe
- Respect de la confidentialité, rigueur et discrétion
- Savoir travailler en autonomie tout en respectant les consignes hiérarchiques et la réglementation
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

Contexte de travail

Parmi les plus étendues de France, la délégation Centre-Est du CNRS recouvre deux régions : Grand-Est (hors Alsace) et Bourgogne-Franche-Comté, soit 16 départements.
Elle accompagne et soutient 58 structures de recherche et de services et regroupe environ 1200 agents CNRS (chercheurs et techniciens)
Elle assure des missions de gestion, d'appui aux laboratoires de recherche, de représentation du CNRS en région, d'animation et de coordination de la communauté scientifique.

Le ou la secrétaire administrative et financière partage son activité entre le secrétariat de la direction composée de 2 personnes et la cellule mutualisée de gestion composée de 4 personnes.

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