Responsable administratif (H/F) des laboratoires de recherche internationaux du CNRS au Japon

Description du Poste

Les Missions

- Il/elle sera en charge de l’exécution des activités de gestion administrative, financière et ressources humaines de 13 laboratoires internationaux de recherche et du Bureau CNRS
- Il/elle assurera l’interface entre les laboratoires et les services financiers, comptables et des ressources humaines du siège du CNRS, les Instituts du CNRS mais aussi les tutelles françaises et japonaises

L'Activité

• La gestion administrative :
- Coordonner les aspects logistiques des structures (habilitations et paramétrage des outils CNRS)
- Conseiller et assister l’équipe de direction des unités et représenter éventuellement les services de la Délégation régionale Paris-Normandie auprès des partenaires français ou internationaux
- Mettre en œuvre et tenir à jour les procédures (fiches) et outils (tableau de bord) pour l’ensemble des laboratoires, destinés à mieux suivre et à standardiser les tâches administratives et faciliter la continuité du service en cas d’absence ou de vacances.

• La gestion des ressources humaines :
- Tenir à jour les effectifs des laboratoires et les structures sous les logiciels dédiés
- Gérer l’accueil de chercheurs dans les laboratoires (conventions, formalités, financement, etc.)
- Mobiliser les services pour porter les besoins de recrutement et suivre leur traitement par le SRH de la Délégation via les outils RH (recrutement de contractuels, demande d’accueil en stage)

• La responsabilité et gestion financière et comptable :
- Proposer et établir un budget par la remontée des besoins aux Instituts et la mise en place des crédits
- Faire le suivi et l’analyse des dépenses en vue de l'exécution budgétaire par l’édition, via l’outil de gestion, d’états de suivis et de bilans financiers
- Contrôler l’application des règles et procédures financières lors des opérations de saisies d’engagement et du suivi des opérations
- Répondre aux audits et contrôles sur l’organisation et les dépenses des laboratoires (transmission à l’agent comptable et/ou conservation des pièces justificatives)
- Organiser les opérations de clôture d’exercice en coordination avec le calendrier et les orientations du service financier du siège à Paris
- Gérer les crédits exceptionnels (Contrats ANR, crédits européens, subventions diverses) et assurer leur justification

Votre Profil

Compétences

• Connaissance générale :
- de l’organisation de la recherche aux niveaux français et international
- de la réglementation, administrative et financière des établissements français

• Connaissance particulière des :
- statuts des structures et personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
- de l’organisation, des circuits de décision, et du fonctionnement du CNRS

• Savoir-faire :
- exploiter les systèmes d’information du CNRS pour la réalisation de synthèses
- connaitre les outils de gestion, les outils ESR missions et autres
- expliquer et faire appliquer les obligations réglementaires par les agents concernés

• Qualités professionnelles :
- adaptabilité à des environnements et à des cultures très diverses
- adaptabilité aux évolutions des outils et de la réglementation
- capacité d’organisation (personnelle, gestion du temps par laboratoire etc…) afin de définir les priorités d’action au quotidien, à hiérarchiser les urgences et les échéances
- rigueur et précision
- qualités rédactionnelles (capacité d’analyse et de synthèse, capacité à hiérarchiser les informations, et concevoir des tableaux de bord)
- sens relationnel (écoute, discrétion, souplesse dans les interactions)
- réactivité aux sollicitations, tant des équipes des laboratoires, que du siège du CNRS, des tutelles et partenaires
- autonomie et sens de l’initiative, de la résolution de problèmes
- force de proposition pour amélioration continue du dispositif

• Langues :
- français courant, une bonne capacité rédactionnelle sera nécessaire
- maîtrise de l’anglais : oral et écrit, avec capacité de traduction dans les deux sens
- connaissance du japonais appréciée

Votre Environnement de Travail

La Direction Europe et international (DEI) coordonne les activités du CNRS à l'international, notamment la mise en œuvre des actions structurantes et des laboratoires internationaux.
Le Japon est un partenaire de recherche stratégique pour le CNRS, avec des coopérations structurées mises en place entre le CNRS et les universités et organismes de recherche japonais.
Le CNRS a ainsi mis en place et développé 15 laboratoires de recherche internationaux au Japon. Dans le cadre d’une gestion mutualisée, le ou la responsable administratif(ve) assure sur place le pilotage des ressources financières et humaines de 13 de ces laboratoires internationaux répartis sur l’ensemble du territoire japonais (Tokyo, Tsukuba, Okinawa, Sendai, Fukushima, Nagoya et Fukuoka), ainsi que la gestion financière du Bureau CNRS Asie du Nord-Est.
Ce ou cette responsable administratif(ve) sera localisé(e) à Tokyo et affecté(e) à ce Bureau rattaché à la DEI.
Il/elle sera placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du directeur du Bureau du CNRS Asie du Nord-Est et en relation fonctionnelle avec les services de la Délégation du siège du CNRS (Délégation régionale Paris-Normandie – DR16).
Il/elle supervisera le travail de l’assistante en gestion administrative et financière en poste au Bureau dont il/elle sera le responsable hiérarchique.

Rémunération et avantages

Rémunération

à partir de 2 646 € brut mensuel, plus les émoluments indexés

Congés et RTT annuels

44 jours

Pratique et Indemnisation du TT

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

À propos de l’offre

À propos du CNRS

Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d’associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement.

Le CNRS

Les métiers de la recherche