Missions

Réaliser de manière autonome les activités de gestion administrative et financière du bureau de représentation du CNRS à Bruxelles ( 50%° du temps complet)

Activities

Activités de secrétariat
• Rédiger des courriers, lettres officielles, notes administratives, et en assurer la mise en forme

Gestion administrative et financière :
• Prendre en charge les missions du directeur du Bureau et de l’équipe (vérification des demandes d’ordre de mission, et états de frais, bons de commande dans les outils de gestion du CNRS)
• Etablir des bons de commande et le suivi des dépenses du Bureau
• Etablir les bons de commande et suivi des dépenses du CNRS en tant que preneur de bail au nom de la Maison Irène et Frédéric Joliot-Curie
• Suivre l’état d’avancement des dépenses
• Participer aux réunions d’échanges avec le service financier et comptable de la délégation du siège et mettre en œuvre les évolutions de la règlementation financière et pratiques de l’établissement

Coordination logistique au niveau du Bureau :
• Assurer la réservation des salles, l’interface avec les prestataires extérieurs, et l’accueil des groupes se réunissant à la Maison Irène et Frédéric Joliot-Curie au nom du CNRS

Skills

Connaissances :
• Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (mailer Outlook, suite office)
• Connaissance des usages rédactionnels : rédaction, courriers maitrise de l’orthographe.
• Gestion budgétaire et comptable
• Capacité d’expression et de lecture en anglais niveau B1 souhaitée
Savoir-faire :
• Savoir gérer les priorités
• Etre capable de rechercher l’information et la vérifier
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Rédiger des documents administratifs et des courriers de qualité
• Classer et archiver de manière structurée


Savoir-être :
• Sens de l’organisation
• Sens du relationnel et du service
• Capacité d’adaptation à de nouveaux outils
• Savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie
• Respect de la confidentialité des informations
• Sens du travail aussi bien en équipe qu’en étant autonome
• Rigueur dans la rédaction et le suivi des dossiers
• Réactivité face aux demandes urgentes
• Sens de l’écoute et diplomatie

Work Context

Sous la direction du Directeur du Bureau de Bruxelles rattaché à la Direction Europe et International du CNRS, vous assurerez le secrétariat et faciliterez la bonne gestion administrative et financière du Bureau, notamment en tant que preneur de bail au nom de la Maison Irène et Frédéric Joliot-Curie au sein de laquelle le bureau est hébergé.
Vous rejoindrez une équipe dynamique au sein du bureau de Bruxelles du CNRS qui représente l’organisme auprès des institutions européennes.


Ce que nous offrons :
• Un environnement de travail stimulant et varié au sein de la Maison Irène et Frédéric Joliot-Curie.
• Un accompagnement à la prise de poste pourra vous être proposé