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Assistant-e de direction DRH (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1632-CARTHI-002
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 6 août 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1 970 à 2 208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant-e de direction assure le secrétariat du Directeur des Ressources Humaines, de la DRH adjointe et du Pôle Communication et Ressources Numériques (PCRN) de la DRH. Par ailleurs elle prend en charge l'organisation logistique des évènements de la filière RH.

Activités

1. Assistanat de direction

- Organiser l'agenda, préparer et assurer le suivi des déplacements de la direction.
- Gérer et traiter les informations écrites (courriers et messageries) et orales (accueil et orientation des appels téléphoniques
- Organiser et préparer la logistique des réunions de la direction.
- Rassembler les informations et les documents pour la constitution des dossiers nécessaires au DRH et à la DRH adjointe.
- Gérer le budget de la direction et du PCRN et procéder aux opérations courantes de gestion financière (dialogue de gestion, bons de commandes, devis…).
- Assister la direction dans la gestion de dossiers particuliers : préparation des campagnes indemnitaires et des campagnes des entretiens annuels.
- Rédiger et mettre en forme des courriers, PPT, supports de réunion, …
- Concevoir les modèles DRH (PPT, notes, courriers, …)
- Organiser le classement des dossiers et procéder à un archivage régulier. A ce titre, l'assistant-e de direction sera le ou la référent-e archives pour la DRH.
- Participer à la visio-conférence mensuelle avec la filière RH et rédiger le compte-rendu.


2. Appui au Pôle Communication et Ressources Numériques

- L'assistant-e de direction prendra en charge l'organisation logistique des évènements de la filière RH (2 séminaires par an réunissant l'ensemble des responsables RH des délégations régionales et les chefs de services de la DRH, 1 séminaire tous les deux ans de l'ensemble des agents de la DRH, Assemblée générale annuelle de la DRH, Journée nationale des nouveaux entrants, …) : proposition de lieux, recherche de prestataires, demande de devis, …
- L'assistant-e de direction sera chargé-e de la mise à jour du site CORE de la DRH en vue notamment de partager avec les agents de la DRH les informations utiles concernant l'actualité de la direction et notamment l'arrivée de nouveaux agents, les promotions, les changements d'organigramme, les départs, …

Compétences

- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants et les techniques de secrétariat
- Savoir rédiger des comptes rendus, des courriers simples et maîtriser l'orthographe et la syntaxe.
- Savoir gérer un agenda complexe.
- Savoir hiérarchiser les activités et apprécier le degré d'urgence.
- Etre autonome dans la gestion des dossiers tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie.
- Savoir travailler en équipe.
- Etre doté-e d'une aisance relationnelle.
- Savoir faire preuve de rigueur et d'initiatives.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du siège du CNRS ainsi que le domaine RH et ses grands processus serait un plus.
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Geslab, Simbad, Sirhus, Reseda, Dialog, Agate) ou être capable de se les approprier rapidement

Contexte de travail

Principaux interlocuteurs : l'équipe de direction de la Direction des Ressources Humaines, la responsable du PCRN, les responsables des services de la DRH, les secrétaires des différents services de la DRH et les secrétariats des autres directions et délégations régionales du CNRS.

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