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Assistant-e de gestion – (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1500-FRADJI1-047
Lieu de travail : TALENCE
Date de publication : vendredi 24 juillet 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1930€ et 2061€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de la Région CAES Aquitaine Poitou Charentes, en étroite collaboration avec les élus locaux, la (le) gestionnaire de la Région et des CLAS de Bordeaux, Clas de Bordeaux, organise et tient la permanence ouverte au personnel, elle (il) assure et coordonne le secrétariat et la gestion des activités de la Région et des CLAS.
Elle (il) apporte une aide ponctuelle au CAES du CNRS National.

Activités

Gestion – Comptabilité :
Assister le comptable de la région
Centres de loisirs : réceptionner, valider, classer les dossiers d'inscription. Communiquer avec les familles. Editer le fichier de fréquentation à chaque session, établir la facturation sur le logiciel GANAEL, suivre les absences (justificatifs, …)
Encaisser des paiements pour les diverses activités et centres de loisirs
Organiser des manifestations ponctuelles (fêtes de Noël, sorties culturelles…)
Professeurs d'activité : préparation des contrats, gestion de la masse salariale, suivi des heures travaillées
Coordonner les missions et déplacements occasionnels liées aux activités des CLAS et de la Région
Etablir le budget régional en lien avec les élus
Participer à l'élaboration du budget prévisionnel et au bilan du CAES
Réaliser des bilans par secteurs d'activité pour l'ensemble des CLAS et de la région
Réaliser toutes opérations de saisie et/ou contrôle sur GANAEL en lien avec les services de Vincennes
Secrétariat :
Conseils d'administration : préparer, envoyer les convocations, rédiger les comptes rendus
Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions de CLAS et du Comité Régional
Rédiger et afficher (papier et site web) des informations internes et externes relatives au fonctionnement de la Région et des CLAS
Diffuser aux élus régionaux des documents émanant du CAES national et aux agents CNRS pour la partie qui les concerne
Effectuer tous travaux ou études en rapport avec l'activité de la Région de rattachement.
Accueil :
Effectuer des permanences quotidiennes auprès des agents : renseigner, guider, vendre des billets (cinéma, parcs d'attraction,…)
Démarcher, planifier et organiser la mise en place des stands pour des exposants extérieurs occasionnels

Compétences

Maîtriser les techniques de secrétariat et bonnes bases en comptabilité privée souhaitées
Disposer de facilités naturelles pour les relations avec le public et le souci d'informer
Savoir travailler en équipe
Avoir la capacité de travailler en autonomie tout en sachant rendre compte
Avoir un esprit d'initiative et un intérêt pour la fonction
Etre force de proposition pour de nouvelles activités/sorties
Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application
Maîtriser et exploiter les ressources des outils informatiques (traitement de texte, tableur, base de données, site web).

Contexte de travail

Les agents CNRS de la région Aquitaine Poitou Charentes du CAES du CNRS bénéficient des activités locales développées au sein de la région et des CLAS de Bordeaux, Chizé et Arcachon.

L'assistant-e de gestion exercera ses fonctions sur deux sites sous l'autorité du président de région Aquitaine Poitou Charentes : à Bordeaux, en binôme avec une autre secrétaire/gestionnaire présente à temps partiel.

Ce poste est soumis à l'obligation de réserve et de confidentialité telles qu'elles ressortent des obligations du fonctionnaire. C'est un poste très ouvert sur le relationnel avec les agents de la Région. Il permet des contacts humains enrichissants et requiert des qualités d'écoute et un solide sens de l'organisation.

Formation GANAEL obligatoire (déplacements sur Paris à prévoir).

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