Missions

L'assistante/assistant assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique des responsables de trois services (SPV, SFAC, SPS) et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l’établissement.

Activités

• Assurer le secrétariat des responsables de trois services (SPV, SFAC, SPS)
• Gérer les plannings, le courrier et la messagerie des trois services
• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et technique et en vérifier la conformité
• Mettre en œuvre et vérifier l’application des procédures établies au sein des trois services et effectuer leur mise à jour
• Prendre en charge les aspects logistiques, administratifs et suivi financiers des trois services
• Participer à l’organisation logistiques des actions de sensibilisation/formation/information
• Répondre aux demandes d’informations des laboratoires, des autres services de la délégation et de l’extérieur.
• Organiser et/ou alimenter une base de données et établir des tableaux de bord.
• Conseiller les équipes de recherche et les services gestionnaires et orienter leurs demandes auprès des interlocuteurs cibles.
• Contribuer à l’élaboration de documents d’information et de promotion.
• Organiser et procéder à l’archivage des pièces administratives
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement des trois services
• Etablir les décisions de subventions ainsi que le suivi de leur justification financière pour l’ensemble des unités de la délégation.

Compétences

Connaissances :
• Connaissance de la culture et du fonctionnement de la recherche et l’innovation appréciée
• Connaissance en gestion budgétaire et comptable
• Connaissance du droit public et droit des contrats appréciée
• Maîtrise des règles de l’animation et de la gestion de projets
• Maîtriser les logiciels courants (Excel et outils Web en particuliers) et spécifiques et exploiter des bases de données
• Maîtriser les techniques de gestion administrative et les techniques d'accueil téléphonique et physique
• Maitriser les techniques d'élaboration de documents

Compétences opérationnelles :
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Capacité à travailler en équipe et en milieu interculturel
• Connaissances en matière de communication et organisation d’événements appréciées
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Anglais niveau B1 selon cadre européen de référence en langue

Savoir-être :
• Dynamisme, réactivité et autonomie
• Faire preuve de rigueur et d’organisation.
• Avoir le sens du travail en équipe
• Respecter les principes de confidentialité

Contexte de travail

La personne recrutée sera affectée à la délégation régionale CNRS Provence et Corse localisée à Marseille.
La délégation Provence et Corse compte environ 160 agents et gère près de 98 unités de recherche.
L’assistante/L'assistant sera mobilisé(e) au sein de trois services comme suit :
• 40% de son temps au sein du service partenariat et valorisation (SPV). Le SPV accompagne les laboratoires dans leurs relations avec le tissu socio-économique national et international. Le SPV met ainsi en œuvre localement la politique partenariale et de valorisation de recherche du CNRS au travers des différents types de contrat.
• 40% de son temps au sein du service finances, achats et comptabilité (SFAC). Le SFAC apporte son appui en matière budgétaire, financière et comptable aux unités et aux différents services de la délégation régionale dans le respect de la réglementation applicable aux établissements publics à caractère scientifique et technologique.
• 20% de son temps au sein du service prévention et sécurité (SPS). Le SPS apporte son assistance et conseil dans l'élaboration et la mise en œuvre de la politique de prévention des risques professionnels et de la protection de l'environnement.
Elle ou Il sera placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du SPV et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables des trois services (SPV, SFAC, SPS).
Son évaluation sera menée conjointement par les responsables de service concernés.
L’activité pourra nécessiter des déplacements en région et en France.

Ce que nous vous proposons :
Un environnement de travail stimulant au contact des personnels de la recherche
46 jours de congés / RTT pour un contrat de 12 mois
Des formations adaptées pour vous accompagner
Un restaurant d'entreprise qui permet de déjeuner à un prix intéressant.
Le remboursement partiel des titres de transport (75%) + forfait mobilité durable
Un site accessible en transport en commun + parking privé pour voiture et vélo
Participation financière aux frais de mutuelle