Missions

L’assistant en gestion financière assure des actes de gestion courante pour le compte des unités de recherche en fonction de leurs besoins et pour une période définie, dans le respect des règles de l’établissement gestionnaire et des règlements des financeurs.

Activités

Accompagnement et conseil aux unités de recherche

• Analyser et prioriser les besoins des unités de recherche et leur proposer des solutions adaptées pour la prise en charge des actes de gestion courante
• Assurer la circulation de l'information provenant des tutelles
• Communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
• Conseiller les unités sur la régularité et la faisabilité technique et réglementaire des opérations,
• Proposer et participer à la mise en place des mesures correctives lorsqu’un dysfonctionnement est constaté en étroite collaboration avec les tutelles

Gestion administrative, financière et budgétaire

• Réceptionner et procéder aux opérations d’engagement des actes de gestion courante dans les différents outils de gestion (SI Finances) de l’unité : dépenses, missions, recettes
• Assurer la constatation puis la certification du service fait si nécessaire
• Assurer le suivi des engagements financiers
• Veiller à la bonne exécution financière des contrats de recherche dans le respect des règles du financeur (Europe, Région, ANR…)
• Contribuer à la construction des maquettes budgétaires prévisionnelles si nécessaire
• S’assurer du classement et de l’archivage des pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables selon l’organisation de l’unité et du SI de l’établissement
• Produire les états de restitution destinés à l’analyse et au suivi des unités de recherche
• Mettre en place des dispositifs de contrôle et de vérification des données saisies afin d’assurer la mise en qualité des données
• Gérer des déplacements et missions d’agents dans le respect des règles et procédures applicables ;
• Accompagner les agents en tant que chargé de voyage ou gestionnaire dans la préparation de leur mission et la saisie de leur état de frais ;


Activités associées

• Contribuer à la préparation des rapports financiers (justifications des contrats de recherche)
• Contribuer à la préparation des audits et des enquêtes en lien avec les directions supports des établissements
• Participer au suivi de l’activité de la cellule à partir de tableaux de bord
• Rédiger des comptes rendus
• Traiter et suivre les litiges – remontée des incidents au responsable de la cellule mutualisée
• S’informer et suivre l’évolution de la réglementation
• Accompagner sur l’utilisation des outils métiers et la mise en œuvre des procédures (tutorat)

Compétences

Métier
• Connaître les règles de finances publiques (règles budgétaires, financières et comptables des EPSCP et EPST),
• Connaître le fonctionnement des ESPCP et EPST, et particulièrement l’organisation des établissements (circuit des décisions, procédures)
• Maîtriser les techniques de la comptabilité générale et de la gestion financière
• Bonnes connaissances des règles de la commande publique
• Appliquer avec rigueur la réglementation et respecter les procédures et les délais prévus
• Maîtriser les techniques de communication orales et écrites
• Adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Être force de proposition
• Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion financière des différents établissements
• Maîtriser des outils bureautiques du pack Office


 Savoir être
• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses activités
• Capacité d'adaptation avérée
• Aisance relationnelle (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment maitrise de soi
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur et sens de l’organisation
• Aptitude au dialogue, à la communication
• Respecter la confidentialité
• Savoir rendre compte de son activité.

Contexte de travail

AMU, le CNRS, l’Inserm, l’IRD et l’Inrae, sont engagés dans la création d’une Cellule mutualisée d’aide à la gestion financière et administrative des unités. Elle a pour objectif de regrouper dans un lieu unique les personnels des établissements partenaires afin d’apporter aux unités de recherche en difficultés un soutien ponctuel dans la prise en charge de leurs actes de gestion courante relevant des différentes tutelles dans le respect des règles et process propres à chacune.
La cellule mutualisée est en cours de construction. Il s’agit d’un projet pilote répondant à une volonté forte de transformation de l’action publique et de mutualisation de moyens de la part des établissements partenaires.
La Cellule réunit l’ensemble des agents des établissements partenaires travaillant dans le soutien en gestion aux unités (3 agents) et souhaite renforcer ses équipes par le recrutement de nouvelles compétences.
L’ASI de la cellule mutualisée aura pour mission de participer, dans ses champs de compétences, à sa construction, à sa mise en place, à son fonctionnement.