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Portail > Offres > Offre IRL3218-GUICAR-001 - Secrétaire H/F trilingue Fr/En/Jp avec plus de 5 ans d'expérience

Secrétaire H/F trilingue Fr/En/Jp avec plus de 5 ans d'expérience


Date Limite Candidature : mardi 28 juin 2022

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Informations générales

Référence : IRL3218-GUICAR-001
Lieu de travail : TSUKUBA,TSUKUBA
Date de publication : mardi 7 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 3 octobre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1750 €
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 5 à 10 années

Missions

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du Joint Robotics Laboratory, laboratoire international de recherche du CNRS et de l'AIST implanté à l'AIST à Tsukuba au Japon. Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'AIST et du CNRS.

Activités

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du JRL en appliquant les procédures dédiées
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et ressources humaines
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du JRL, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Compétences

Connaissances :
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Langue anglaise : C1 ou plus (cadre européen commun de référence pour les langues)
Langue japonaise : C1 ou plus (cadre européen commun de référence pour les langues)
Langue française : C1 ou plus (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité

Contexte de travail

Le JRL est un laboratoire mondialement reconnu en robotique. Il accueille chaque année de nombreux chercheurs et étudiants du Japon et d'autres pays. Dans ce contexte, il est attendu que la personne recrutée facilite les démarches (immigration) d'entrée au Japon et d'installation à Tsukuba (assistance pour la langue japonaise, démarches d'entrée à l'AIST, etc).

Contraintes et risques

L'offre est ouverte pour les personnes résidant au Japon depuis plus de 3 mois.

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