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Assistant-e de direction à l'institut des sciences de l'ingénierie et des systèmes (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 17 mars 2021

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Informations générales

Référence : INS1660-SONVEL-004
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mercredi 3 février 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 15 mars 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1988 à 2234 € bruts mensuels en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant-e de direction concourt à l'organisation quotidienne des activités du directeur d'institut. Il/elle l'assiste dans la gestion de ses relations internes et externes, de son agenda et de ses courriers papiers et électroniques. En lien étroit avec la directrice adjointe administrative (DAA) de l'institut, il/elle veille au bon fonctionnement du secrétariat de l'institut.

Activités

- Gérer l'agenda et les contacts internes et externes du directeur d'institut, y compris dans sa mission de directeur scientifique référent ;
- Gérer la messagerie électronique du directeur et ses courriers papiers ;
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
- Organiser les déplacements du directeur et préparer les dossiers correspondants ;
- Organiser les réunions internes et externes du directeur, en préparer et suivre les dossiers correspondants ;
- Assurer de façon autonome le suivi ou l'élaboration de certains dossiers transverses (médailles, appels à projet, nominations…) ;
- Recueillir des informations, synthétiser, préparer des dossiers nécessaires à l'activité quotidienne du directeur ;
- Assurer l'organisation des réunions de la direction de l'institut : en lien avec la DAA, élaboration des plannings, suivi des ordres du jour et suivi des décisions prises ;
- Concevoir et mettre en place des tableaux de suivi ;
- Rédiger des courriers et notes ;
- Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, en particulier numérique ;
- Contribuer, en lien avec la DAA, au déploiement et à la mise à jour de l'espace collaboratif CORE de l'institut ;
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs ;
- Participer, en tant que de besoin, à l'organisation des évènements institutionnels et scientifiques de l'INSIS ;
- Veiller au bon fonctionnement du secrétariat de l'institut assuré par l'assistante de la DAA, en lien étroit avec cette dernière.

Compétences

Afin de remplir ses missions, l'assistant-e de direction doit :

- Savoir gérer un flux très important d'informations
- Etre autonome dans la gestion et le suivi des dossiers
- Assurer une parfaite confidentialité des informations traitées
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences
- Savoir informer et rendre compte
- Etre capable de rechercher l'information et la vérifier
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
- Avoir des qualités relationnelles et savoir travailler en équipe
- Avoir l'esprit d'initiative et être force de proposition
- Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
- Maîtriser les outils de gestion CNRS serait un plus (GESLAB, Corlys, MyCore…)
- Anglais : niveau B1 - CECRL (intermédiaire)

Contexte de travail

Le poste est localisé au siège du CNRS à Paris (3, rue Michel-Ange, 75016 Paris), au sein de l'Institut des sciences de l'ingénierie et systèmes (INSIS), l'un des 10 instituts thématiques du CNRS, en charge de la mise en œuvre de la politique scientifique de l'établissement dans son domaine et de la coordination de l'action des laboratoires de recherche qui lui sont rattachés.

L'assistant-e, rattaché-e directement au directeur de l'Institut, est placé-e sous son autorité et celle de la directrice adjointe administrative. Il/elle est chargé-e de l'assister pour l'ensemble des activités relevant de sa mission.

L'assistant-e de direction travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'institut (directeurs adjoints scientifiques et équipe support administrative) et interagit notamment avec le cabinet de la présidence, les secrétariats des directions générales déléguées, les secrétariats des directions fonctionnelles et, en tant que de besoin, les partenaires externes de l'INSIS.

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