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Portail > Offres > Offre INS1650-SONVEL-034 - Assistant(e) de direction (H/F)

Assistant(e) de direction (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 6 octobre 2021

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Informations générales

Référence : INS1650-SONVEL-034
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mercredi 15 septembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 2 novembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1988 à 2234 € bruts mensuels en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant-e de direction aura pour mission de coordonner et réaliser de manière autonome et rigoureuse, l'organisation quotidienne et la gestion des activités du directeur de l'Institut écologie et environnement. Il/elle sera en charge de la gestion des déplacements de la directrice adjointe scientifique en charge des sciences de la durabilité. Il/elle viendra en soutien des autres assistantes pour l'organisation des missions, notamment lors du colloque des Prospectives en décembre 2021.

Activités

- Gérer l'agenda, les contacts du directeur de l'INEE et les plannings
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions. Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes et gérer les relations avec les interlocuteurs de la direction
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions
- Rédiger des courriers, notes et comptes rendus, les mettre en forme
- Organiser les déplacements de la direction en France et à l'étranger (logistique et actes de gestion)
- Gestion des cartes achat de la direction (collecte des preuves d'achat et saisie des commandes)
- Accueillir, informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.
- Coordonner les aspects logistiques de la direction (achats de proximité, demandes aux services techniques et logistiques, relations avec les services courrier et imprimerie, etc).
- Assurer la circulation de l'information au sein de la direction,
- Communiquer avec les instituts du CNRS, la Présidence et la Direction Générale, les unités et les partenaires extérieurs.
- Organiser le classement et l'archivage de documents

Compétences

- Connaissance approfondie des techniques de secrétariat de direction
- Savoir gérer un agenda de direction et organiser des réunions complexes avec de multiples interlocuteurs
- Savoir organiser des missions en France et à l'étranger tant du point de vue logistique que de la gestion
- Savoir réaliser des bons de commande simples
- Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
- Rédiger des courriers, des documents administratifs
- Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
- Maîtriser des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte) ainsi que des logiciels spécifiques à l'activité (outils de gestion)
- Confidentialité
- Esprit d'initiative et d'équipe
- Connaissance de la recherche publique
- Anglais : niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Contexte de travail

Le poste est localisé au siège du CNRS – 75016 PARIS

L'assistant(e) de direction exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe Administrative (DAA) et du Directeur de l'INEE. Elle intègre un pool de 4 assistantes coordonné par l'assistante de direction de la DAA.

L'INEE est un des dix instituts du CNRS, il a pour mission de fédérer et faire émerger les sciences de l'environnement au sein de ses 93 unités.
Le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Il produit du savoir et le met au service de la société. C'est une institution de recherche parmi les plus importantes au monde.
Avec plus de 33 000 personnes et une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance (biologie, chimie, écologie et environnement, homme et société, ingénierie des systèmes, mathématiques, nucléaire et particules, physique, sciences de l'information, terre et univers).

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