En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez le dépôt de cookies dans votre navigateur. (En savoir plus)
Portail > Offres > Offre INS1650-SONVEL-016 - Secrétaire de Direction (H/F)

Secrétaire de Direction (H/F)


Assurez-vous que votre profil candidat soit correctement renseigné avant de postuler. Les informations de votre profil complètent celles associées à chaque candidature. Afin d’augmenter votre visibilité sur notre Portail Emploi et ainsi permettre aux recruteurs de consulter votre profil candidat, vous avez la possibilité de déposer votre CV dans notre CVThèque en un clic !

Faites connaître cette offre !

Informations générales

Référence : INS1650-SONVEL-016
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 7 février 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 23 mars 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1661 à 1832 euros bruts mensuels (en fonction de l'expérience sur un poste à responsabilités similaires)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'agent(e) aura en charge le secrétariat de la Directrice adjointe administrative et de DAS (et de leurs chargés de mission). Le-la secrétaire a en charge la gestion des de déplacements et des missions pour les personnes concernées ainsi que la préparation de réunions. La mission inclut en outre l'organisation des réunions de dialogues objectifs-ressources tenus chaque année pour une vingtaine d'unités de recherche.

Activités

Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité,
Accueillir et informer les correspondants et visiteurs,
Gérer les plannings, les agendas des personnes auprès desquelles l'activité s'exerce,
Gérer le courrier, la messagerie,
Mettre en œuvre des procédures de gestion, en particulier dans l'organisation de missions et déplacements,
Répondre aux demandes d'informations,
Intervenir en appui à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences,
Procéder à l'archivage des pièces administratives,
Répondre aux demandes, en français et parfois en anglais.

Compétences

Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative,
Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement,
Informer et rendre compte,
Rechercher l'information, la vérifier et la classer,
Utiliser les logiciels de gestion du domaine, notamment les logiciels de bureautique et les logiciels relatifs aux missions, tels que Geslab et les logiciels du pack office,
Planifier son activité, et anticiper les besoins à venir,
Travailler en équipe,
Etre capable de proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service,
Utiliser les techniques de classement et d'archivage,
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Contexte de travail

La fonction se situe au sein d'un collectif de travail de 4 secrétaires, dont une travaille exclusivement pour la directrice de l'Institut.
Le-la secrétaire assure en particulier l'organisation des réunions, le suivi des agendas et l'ensemble des missions et déplacements.
Le-la secrétaire exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe Administrative (DAA) et fonctionnelle d'un Directeur Adjoint Scientifique.

L'INEE est un des dix instituts du CNRS, il a pour mission de fédérer et faire émerger les sciences de l'environnement au sein de ses 90 unités.
Le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Il produit du savoir et met ce savoir au service de la société. C'est une institution de recherche parmi les plus importantes au monde.
Avec plus de 33 000 personnes et une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance (biologie, chimie, écologie et environnement, homme et société, ingénierie des systèmes, mathématiques, nucléaire et particules, physique, sciences de l'information, terre et univers).

On en parle sur Twitter !