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Portail > Offres > Offre INS1630-SONVEL-023 - Assistant(e) de Directeurs Adjoints scientifiques (H/F)

Assistant(e) de Directeurs Adjoints scientifiques (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 10 décembre 2021

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Informations générales

Référence : INS1630-SONVEL-023
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 19 novembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2005 à 2251 € bruts mensuels en fonction de l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Assurer le secrétariat et l'assistance logistique de plusieurs Directeurs Adjoints Scientifiques (DAS) et réaliser tous les actes administratifs nécessaires à l'exercice de ses missions dans le respect des techniques, règles et procédures du CNRS.

Activités

- Gérer l'agenda des directeurs adjoints scientifiques (Outlook)
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers ; courriels ; parapheurs)
- Enregistrer les courriers/courriels arrivée et départ dans l'outil dédié
- Gérer les adresses génériques électroniques partagées,
- Rédiger des courriers ou des messages électroniques
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements des directeurs adjoints scientifiques
- Organiser les réunions des directeurs adjoints scientifiques en interne et/ou avec des partenaires extérieurs
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions des directeurs adjoints scientifiques
- Assurer l'assistance ponctuelle des chargés de missions scientifiques liés aux DAS
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs,)
- Assurer la continuité de service au sein de l'équipe en charge du secrétariat des directeurs adjoints scientifiques
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers

Compétences

- Avoir une connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de courriers et de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc.) ;
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse ;
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences ;
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
- Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte ;
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse ;
- Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence,
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement,
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
- Avoir le sens relationnel.
- Savoir gérer un flux important d'informations ;
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;
- Anglais : niveau A2 (expression écrite et orale en anglais débutant avancé).

Contexte de travail

Le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Avec plus de 34 000 personnes et une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance.

Au sein du CNRS, l'Institut des sciences biologiques (INSB) développe et coordonne des recherches d'excellences visant à décrypter la complexité du vivant, des atomes aux biomolécules, de la cellule à l'organisme entier et aux populations. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Écoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 230 structures de recherche et d'appui à la recherche et dispose d'un budget de 55 millions d'euros. Le poste est situé au sein de la direction administrative de l'INSB, hiérarchiquement rattaché à la Directrice adjointe administrative de l'institut.

L'assistant(e) de direction travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'Institut, le cabinet de la présidence, les secrétariats de la DGD-S et de la DGD-R et, en tant que de besoin, les partenaires externes.

Lieu de travail : PARIS 16ème arrondissement – Siège du CNRS

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