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Assistant-e communication et outils numériques (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1630-SONVEL-012
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 28 novembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 15 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1970 et 2208 € bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience sur un poste à responsabilités équivalentes)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de l'Institut des sciences biologiques (INSB) du CNRS, l'assistant-e communication et outils numériques assure, sous la responsabilité de la responsable de pôle, l'organisation logistique des évènements organisés par l'INSB, le traitement et la diffusion d'informations et la gestion des outils numériques. Il/elle assiste le pôle communication de l'INSB dans l'ensemble de ses activités, dans le respect des orientations de l'Institut.

Activités

- Organiser les événements scientifiques et institutionnels de l'INSB, (réunion des directeurs et directrices d'unités, des responsables administratifs-ves, journées des nouveaux entrants, Journées es correspondant.e.s, journées des chargé.e.s e recherche « CRCN 5ANS », workshop, réunions de réseau…),
- Prendre en charge les aspects matériels et logistiques des événements : Réservation des salles, des prestations de restauration, des hébergements, Gestion des relations avec les partenaires, les prestataires ; Garantir le bon fonctionnement (sécurité, éclairage, écran, alimentation électrique et réseau, présentations des intervenants…)
- Mise en place et suivi des retro-plannings
- Gérer les inscriptions, accueil
- Création de questionnaires de satisfaction, contribution à l'élaboration des bilans
- Mise en page et création de supports simples de communication multi-formats (programmes, posters, plaquettes, brochures, pages web, signalétique), recherche et traitement d'images;
- Rédaction et validation de documents (courriers, compte-rendu, brèves…)
- Diffusion des documents de communication
- Trie, hiérarchisation et réponse aux demandes d'informations écrites ou orales
- Gestion de la mise à jour du site web, de l'Intranet, de la newsletter et des outils collaboratifs de l'INSB (Espace CoRe…);
- Proposition d'améliorations fonctionnelles en réponse aux remarques des utilisateurs INSB
- Réalisation de la veille et de bilans statistiques de fréquentation des outils numériques (site web, réseaux sociaux)
- Suivi de l'animation des réseaux de collaborateurs.trices des laboratoires INSB,
- Réalisation de tableaux de suivi de projets et préparation des réunions de travail,
- Entretien et mise à jour des fichiers et les bases de données
- Élaboration de cahiers des charges, réalisation du suivi des procédures INSB
- Réalisation de budgets prévisionnels des projets, actions, événements, suivi budgétaire des activités
- Réalisation de notes de synthèse, bilans.

Compétences

Théorie et concepts, outils et technologies de la communication et de multimédia
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique Microsoft Office, en particulier d'Excel
Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et notamment la mise en page / PAO (Indesign, Photoshop, CMS DRUPAL…)
Droit de l'information, droit de l'image
Technique de présentation écrite (qualité rédactionnelle) et orale
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir planifier et respecter des délais, assurer le suivi de projet
Hiérarchiser et traiter de l'information, gérer les validations
Rédiger des documents
Travailler en équipe
Elaborer un cahier des charges
Définir et suivre des budgets
Établir des études comparatives d'analyses des offres
Reporting
Sens de l'organisation et autonomie
Rigueur et curiosité intellectuelle
Capacité d'adaptation

Contexte de travail

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche (établissement public à caractère scientifique et technologique,) placé sous la tutelle du Ministère de la Recherche et de l'innovation. Au sein du CNRS l'Institut des sciences biologique (INSB) pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les universités, les écoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées à l'INSB visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 238 structures de recherche et de service et dispose d'un budget de 53 millions d'euros. L'INSB est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange Paris 16ème). L'équipe de direction de l'institut compte 60 agents (31 IT et 29 scientifiques), le poste est situé au sein du pôle communication de l'INSB, hiérarchiquement rattaché à la responsable du service et en collaboration directe avec la chargée de communication.

Le pôle "Communication" de l'INSB compte 4 personnes : la responsable du pôle, la chargée de communication, un-e assistant-e placé-e sous l'autorité de la responsable du pôle « Communication », ainsi qu'un chargé de mission scientifique. L'assistant-e travaillera en relation avec les services communication des instituts, des délégations et tout particulièrement de la direction de la communication du CNRS de Paris Michel-Ange (Siège).

Pour plus d'informations sur l'Institut des sciences biologiques (INSB) :
http://www.insb.cnrs.fr/fr/

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