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Assistant-e DAA et CEAS (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1620-SONVEL-009
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 7 mai 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 8 mois
Date d'embauche prévue : 18 juin 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1970 à 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de l'Institut de chimie (INC), assurer l'assistanat de la Directrice Adjointe Administrative (DAA) et les travaux de suivi et de consolidation des activités des Chargées d'Etude en Administration Scientifique (CEAS) (contractualisation des unités de recherche et campagnes d'emploi des personnels permanents). Assurer le rôle de correspondant-e formation pour les agents de l'institut.

Activités

Assistance de la DAA :
- Gestion de son agenda et de ses déplacements.
- Organisation des dialogues objectifs ressources (DOR) des unités de recherche
- Gestion des agents de la direction de l'INC au niveau des recrutements, des congés, élaboration et suivi des dossiers d'accueils en délégation institutionnel, procédure de renouvellement des chargés de missions, rédaction des décisions de nomination.
- Organisation des manifestations annuelles de l'INC : journées des entrants, des chargés de recherche, des responsables administratifs et des directeurs d'unités de chimie (gestion des inscriptions, élaboration de carnets d'accueil…).
- Organisation du séminaire annuel de l'Institut.

Assistance en gestion administrative des CEAS :
- Participation à la préparation et au suivi des campagnes de recrutement, mobilité et évolution.
- Elaboration et mise à jour des tableaux de suivi des résultats des concours chercheurs, concours et mobilité des Ingénieurs et technicien, bilans.
- Mise à jour quotidienne de la base des mouvements des personnels chercheurs et ingénieurs et techniciens.

Activités transverses :
- Production de données statistiques sur les unités et personnels de chimie.
- Gestion des appels à projet de l'INC
- En qualité de correspondant-e formation de l'INC, recueil des besoins de formation des agents de l'INC et diffusion des annonces de stage auprès des agents de l'institut.
- Relais de l'assistante d'un Directeur Adjoint Scientifique (DAS) et de l'équipe communication de l'INC en son absence et pendant ses congés.

Compétences

- Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative.
- Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement.
- Avoir des notions de base en gestion budgétaire et comptable.
- Avoir de bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Indesign, Photoshop).
- Savoir informer et rendre compte.
- Etre capable de rechercher l'information, la vérifier et la classer.
- Savoir planifier son activité et être autonome.
- Disposer d'un bon relationnel et avoir le sens du travail en équipe.
- Anglais : Niv. A2 (CECRL) attendu (pouvoir répondre à un appel et libeller un mail/courrier).
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage.

Contexte de travail

L'assistant-e exercera ses fonctions, sous l'autorité de la Directrice Adjointe Administrative (DAA) de l'Institut de chimie situé au siège du CNRS (75016 Paris).

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