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Secrétaire du pôle valorisation et de la direction-adjointe scientifique de l'Institut de physique (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1610-SONVEL-013
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 5 novembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 3 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 1661 à 1832 euros bruts mensuels (en fonction de l'expérience sur un poste à responsabilités similaires)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/La technicien-ne assure le secrétariat de la responsable innovation & transfert ainsi que de la direction scientifique de l'Institut de Physique (INP).

Activités

Effectuer l'instruction, le traitement et le suivi des dossiers liés aux activités du pôle valorisation ainsi que de la direction scientifique de l'Institut de Physique ;
Traiter les informations orales (appels téléphoniques, échanges…) et écrites (courrier, mails…), ainsi que les demandes d'informations, en interne et en externe, occasionnellement en anglais ;
Gérer les agendas assurer l'accueil physique des visiteurs ;
Assurer le lien avec les réseaux de correspondants valorisation des laboratoires ;
Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions, préparer les dossiers y afférents, établir des devis de prestation et les bons de commandes correspondants ;
Organiser et alimenter les bases de données (Brevets, start'up, pré maturation en lien avec les délégations régionales, les directions fonctionnelles et CNRS Innovation), gérer les tableaux de bord et préparer des bilans et des synthèses ;
Rédiger ou mettre en forme des courriers, des notes et des courriels ;
Diffuser des documents liés aux activités du pôle valorisation et de la direction scientifique (mailing listes, publipostage, mise sous pli, etc.), diffuser de l'information en interne et en externe ;
Assurer ponctuellement des permanences en coordination avec les autres assistant-e-s de l'Institut de physique.
Enregistrer et traiter les courriers "arrivée" et "départ" dans l'outil dédié (Corlys) ;
Organiser l'administration et la logistique des déplacements des membres de la direction scientifique;
Participer à l'organisation de toute autre réunion ou manifestation à forts enjeux pour l'institut ;
Organiser le classement et procéder à l'archivage des documents et des dossiers ;
Proposer, concevoir et mettre en place des outils de gestion administrative et d'aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs…);
Contribuer à assurer la continuité de service au sein des secrétariats de l'Institut lors des congés

Compétences

Afin de remplir ses missions, le/la secrétaire de direction doit :
- Savoir gérer un flux important d'information ;
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les échéances ;
- Savoir respecter la confidentialité des informations et des données ;
- Savoir structurer et rédiger un document ;
- Savoir hiérarchiser et mettre en forme les informations dans la constitution des dossiers ;
- Avoir une connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Savoir informer et rendre compte ;
- Etre autonome dans la gestion et le suivi des dossiers ;
- Maîtriser les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, Outlook messagerie et agenda) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS, notamment pour l'organisation des missions (Portail Simbad, Geslab) ;
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse ;
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement (Corlys) ;
- Avoir un bon sens du relationnel et savoir travailler en équipe
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS et de ses partenaires de la recherche publique ;
- Anglais : compréhension écrite et orale niveau II ; expression écrite et orale : niveau II

Contexte de travail

L'Institut de Physique (INP) situé au Siège du CNRS (Paris 16e) est l'un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 111 structures de recherche réparties sur tout le territoire et au sein desquelles travaillent environ 3550 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1250 agents CNRS), 1650 ingénieurs et techniciens (dont 1050 agents CNRS) et 1850 doctorants et post-doctorants.
Les recherches menées dans les laboratoires pilotés par l'INP du CNRS concernent l'étude de la matière, du rayonnement et des lois fondamentales qui régissent le monde physique. Elles répondent à deux motivations : le désir de comprendre le monde et la volonté de répondre aux enjeux actuels de notre société.
La physique a contribué au progrès des sciences de base au plus haut niveau international (12 prix Nobel de physique, dont deux dans les dix dernières années, décernés à Albert Fert en 2007 et à Serge Haroche en 2012).
L'équipe de l'INP compte 37 personnes (19 scientifiques et 18 ingénieurs et techniciens administratifs).
Le/La secrétaire de direction exerce son activité sous la responsabilité de la directrice-adjointe administrative.
Il-elle travaille en interface avec l'ensemble de l'institut (directeurs adjoints scientifiques, chargés de mission et équipe administrative), des délégations régionales, des directions fonctionnelles et, en tant que de besoin, des partenaires externes…

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