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Assistant(e) en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1610-KILAUD-001
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 10 mars 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 20 avril 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1980 et 2430 euros brutes mensuels semon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant(e) en gestion administrative coordonne et réalise des activités administratives auprès des directeurs adjoints scientifiques et des chargés de mission de l'institut. Il/elle assure une mission de secrétariat et de gestion.

Activités

-Assurer la coordination et la réalisation des activités du secrétariat : accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnel) et externes (laboratoires, visiteurs…), gestion des agendas des directeurs adjoints scientifiques (Outlook) avec contrôle des échéances, gestion du courrier arrivée/départ dans l'outil dédié.
-Organiser les réunions des directeurs adjoints scientifiques et des chargés de mission en interne et/ou avec des partenaires et gérer les aspects administratifs et logistiques : programmation, réservation de salle, réservation du transport et de l'hébergement, établissement des bons de commande, des ordres de mission et des états de frais.
-Participer avec les assistantes de direction en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations annuelles de l'institut avec les directeurs d'unités, les responsables administratifs ou dans le cadre des dialogues objectifs ressources des laboratoires.
-Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions, participer à certaines d'entre elles et en rédiger les comptes rendus.
-Assurer la circulation de l'information (appels téléphoniques, courriers / courriels ; parapheurs...), communiquer avec les pôles de l'institut, les directions de l'établissement et les partenaires institutionnels et extérieurs.
-Participer à l'alimentation des bases de données internes (contacts) et tableaux de bords internes sous excel.
-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour optimiser le fonctionnement de l'institut
-Appliquer et faire appliquer les procédures internes
-Conseiller les personnels dans le domaine de gestion administrative
-Suivre l'évolution technique et réglementaire du domaine d'intervention
-Classer et archiver les pièces et justificatifs des dossiers traités
-Participer à la rédaction de processus d'organisation en s'inscrivant dans la démarche qualité de l'institut.

Compétences

-Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
-Connaissance en budget, comptabilité générale et finances publiques
-Connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
-Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations
-Anglais : expression / compréhension écrite et orale de niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
-Maîtriser les règles et procédures de gestion administrative du domaine
-Maîtriser les outils de gestion administrative et de communication informatiques
-Savoir travailler en équipe : relayer l'information, rendre compte, alerter
-Savoir structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
-Rédiger des synthèses et des rapports, renseigner les indicateurs de performance
-Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
-Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
-Maîtriser les techniques de communication
-Maîtriser les outils bureautiques et savoir s'adapter facilement à des applications spécifiques
-Savoir faire preuve de rigueur, discernement, sens de l'organisation et des priorités, et être force de proposition
-Savoir respecter la confidentialité
-Sens du relationnel

Contexte de travail

L'Institut de Physique (INP) situé au Siège du CNRS (Paris 16e) est l'un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 111 structures de recherche ; il est également présent à l'international avec 3 unités mixtes internationales (UMI), 21 Laboratoires internationaux associés (LIA) et 12 réseaux de recherche internationaux (IRN). Ces structures rassemblent une communauté importante : 3500 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1250 CNRS), 1650 ingénieurs et techniciens (dont 1050 CNRS) et 1850 doctorants et post-doctorants. Les recherches de l'INP couvrent un vaste champ disciplinaire : les sciences de la matière, le rayonnement et toutes ses interactions avec la matière et les lois fondamentales qui régissent le monde physique.

Sous la direction de la Directrice d'Institut, l'équipe de l'INP compte 35 personnes (18 scientifiques, 17 administratifs).
Les assistant(e)s en gestion administrative exercent leurs fonctions principalement auprès des directeurs adjoints scientifiques et des chargés de mission. Ils/elles s'organisent pour assurer la continuité du service.
L'assistant(e) en gestion administrative est placé(e) sous la responsabilité de la directrice adjointe administrative de l'institut. L'activité implique une interaction étroite avec la Direction, les Directeurs adjoints scientifiques, les chargés de mission et l'ensemble des pôles de l'institut, ainsi qu'avec les interlocuteurs institutionnels et externes et les structures de recherche relevant de l'INP.

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