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Portail > Offres > Offre FR636-EVEMAG-037 - Assistant(e) en gestion administrative H/F

Assistant(e) en gestion administrative H/F


Date Limite Candidature : mardi 2 février 2021

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Informations générales

Référence : FR636-EVEMAG-037
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : mardi 12 janvier 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 mars 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : A partir de 1988 € brut, et davantage selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

- Assister le directeur de l'unité, les deux Directeurs adjoints dans l'organisation de l'emploi du temps et des réunions,
- Participer à la gestion administrative, financière en appliquant les procédures dédiées.

Activités

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction
- Assurer le suivi et la gestion du courrier papier et électronique (envoi, enregistrement, ventilation, suivi des échanges, classement et archivage)
- Préparer les dossiers pour la Direction et en assurer le suivi
- Assurer le suivi des dossiers signalés ou suivis par la Direction
- Tenir à jour les agendas, gérer les prises de rendez-vous, organiser les réunions de la direction
- Aider à l'organisation de séminaires et d'événements en lien avec l'équipe de communication et l'agent en charge de la logistique
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées
- Rédaction des comptes-rendus de réunions et des relevés de décision, éventuellement en anglais
- Mise en forme de rapports
- Organiser les déplacements en France et à l'étranger des personnes de la direction
- Procéder aux opérations d'engagement et de liquidation des commandes et missions de la Direction
- Participer à la coordination et le suivi de projet
- Participer à la conception et la mise en place d'outils d'aide à la décision, notamment pour le suivi et le traitements des sujets dans les différentes instances de l'IPSL
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Participer, avec un groupe de travail et en lien avec la direction, à la formulation d'actions permettant de réduire l'empreinte environnementale des activités de l'institut, et suivre ces actions pour leur mise en œuvre
- Assister le service ESPRI de l'IPSL pour l'organisation de réunions, d'actions et participer à la définition d'actions spécifiques pour ces services pour favoriser leur développement.

Compétences

Compétences requises :
Connaissances des missions, l'organisation et le fonctionnement du CNRS, des EPST et EPSCP
Techniques de secrétariat
Techniques rédactionnelles et orthographe
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Maîtrise des outils collaboratifs et bureautiques courants
Prise de notes, restitution, synthèse et transmission de l'information orale et écrite
Organisation de réunions et d'évènements collaboratifs
Bonne pratique de l'anglais à l'oral et à l'écrit (savoir prendre des notes pour les CR de réunions)-Niveau B2 requis

Savoir faire :
Savoir hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
Anticiper, respecter les délais et prendre des initiatives
Savoir rendre compte
Capacité d'adaptation
Qualités rédactionnelles
Discrétion et respect de la confidentialité
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Appliquer les règles financières
Culture internet

Savoir être :
Sens de l'organisation et des priorités
Rigueur / Fiabilité et réactivité
Autonomie
Disponibilité
Sens relationnel
Être attentif à son environnement professionnel

Contexte de travail

L'IPSL (Institut Pierre-Simon Laplace) est une Fédération de Recherche du CNRS qui regroupe 8 laboratoires de la Région Parisienne impliqués dans la recherche sur le changement climatique et deux équipes associées. Son effectif propre est de l'ordre de 40 ingénieurs et techniciens et l'ensemble du laboratoire regroupe environ 1400 agents. L'administration de l'Institut est implantée sur deux sites : Guyancourt (site de l'Université de Versailles Saint Quentin en Yvelines) et Paris (Sorbonne Université).
La plateforme ESPRI (Ensemble de Services Pour la Recherche à l'IPSL), composée de ESPRI-INFRA, ESPRI-MOD et ESPRI-OBS) met en œuvre la politique de l'IPSL concernant l'analyse, l'archivage, et la distribution de données scientifiques.
L'assistant(e) de direction sera placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l'Unité de l'Institut Pierre-Simon Laplace.
Il/elle sera amené(e) à collaborer avec l'équipe de direction, le personnel de la plateforme ESPRI, de la communication et de la logistique, en lien avec l'équipe administrative basée sur le site de Guyancourt
Le poste est situé dans les locaux de l'IPSL sur le site Pierre et Marie Curie à Paris (Sorbonne Université)

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