En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez le dépôt de cookies dans votre navigateur. (En savoir plus)
Portail > Offres > Offre FR1589-CHRSCH-018 - Assistant-e en gestion administrative (H/F)

Assistant-e en gestion administrative (H/F)


Date Limite Candidature : mardi 12 juillet 2022

Assurez-vous que votre profil candidat soit correctement renseigné avant de postuler. Les informations de votre profil complètent celles associées à chaque candidature. Afin d’augmenter votre visibilité sur notre Portail Emploi et ainsi permettre aux recruteurs de consulter votre profil candidat, vous avez la possibilité de déposer votre CV dans notre CVThèque en un clic !

Informations générales

Référence : FR1589-CHRSCH-018
Lieu de travail : STRASBOURG
Date de publication : mardi 21 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : à partir de 1967,03 euros bruts mensuels, selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'agent est chargé de la gestion administrative, du secrétariat et de l'assistance logistique d'une des 3 unités de recherche de l'IBMC. Il/elle instruit les dossiers en vue de la prise de décision de la directrice. Il/elle réalise les actes administratifs dans le respect des règles et des procédures. Il/elle participe au suivi de l'exécution du budget, en contrôlant la gestion des crédits CNRS (dotation ou fonds propres).

Activités

- Assiste et conseille la Directrice et la représente auprès des partenaires internes et externes si besoin,
- Organise les conseils d'unité en lien avec la Directrice, rédige les comptes rendus, et met en application les décisions,
- Gère l'agenda et l'emploi du temps de la Directrice, et assure la gestion des priorités en son absence,
- Gère les ressources humaines (recrutement, congés, temps de travail, maladie, mise à jour de la base de données personnels…etc.), met à jour régulièrement l'organigramme, accueille les nouveaux entrants en les assistant dans leurs démarches administratives, et pour les visiteurs étrangers apporte une aide à leur installation,
- Pilote le tableau de bord des dépenses, ainsi que l'état des crédits à l'instant T, contrôle la gestion des crédits, et répartit le soutien d'état de l'unité et des équipes en fonction du calcul des points chercheurs définis par la direction
- Gère les demandes de missions du personnel de l'unité et des invités, de la réservation des trajets jusqu'au remboursement des agents,
- Mise en place des contrats CDD, et des conventions d'accueil des différents stagiaires et mise en place des gratifications pour les étudiants en M2 et les étudiants de l'école universitaire IMCBio,
- Gère les envois particuliers Ulisse, Fedex et DHL,
- Alimente le site internet de l'unité (publications, annuaire, séminaire, site intranet, etc.),
- Met en place des actions de communication interne ou externe à l'unité et assure la circulation de l'information,
- Contrôle l'application des règles et des procédures.

Compétences

Connaissances :
- Maîtriser les techniques de secrétariat et la gestion administrative,
- Posséder des connaissances dans les domaines des ressources humaines et budgétaires (connaissances générales en finances publiques),
- Connaître l'organisation et du fonctionnement des EPST (établissements publics de santé et de recherche technologique) serait un plus,

Compétences opérationnelles :
- Posséder des qualités rédactionnelles et savoir rédiger des notes, rapports, et synthèses, savoir concevoir des tableaux de bord,
- Maîtriser à l'écrit et à l'oral la langue anglaise de niveau C1 (cadre européen commun de référence pour les langues),
- Savoir utiliser les logiciels de gestion, de traitement de texte, tableur, et de présentation etc.,
- S'intéresser à son environnement, savoir faire preuve de discernement et d'esprit d'initiative,
- Savoir gérer les priorités, être réactif-ve,
- être rigoureux-se,
- Savoir travailler en équipe et s'adapter aux différents interlocuteurs internes et externes, souvent non francophones
- Savoir travailler en autonomie.

Contexte de travail

L'Institut de Biologie Moléculaire et Cellulaire (220 personnes) héberge 3 unités de recherche : UPR3572 I2CT (Immunologie Immunopathologie et Chimie Thérapeutique), UPR9022 M3I (Modèles Insectes d'Immunité Innée), UPR9002 ARN (Architecture et Réactivité de l'arN) et une Fédération de recherche à laquelle sont rattachés les personnels communs.
L'assistant-e en gestion administrative, rattachée au service administratif de la fédération de recherche (FR), est en charge de la gestion administrative de l'UPR9002. L'UPR9002 emploie environ 100 personnes d'origines diverses (doctorants, post-doctorants, chercheurs…issus de divers pays européens et hors Europe) dont des CDD et des stagiaires au turn-over significatif. L'agent est placé sous l'autorité du Directeur de la FR et de la Directrice de l'UPR9002. Il/elle assiste et conseille la Directrice sur les aspects relevant de la gestion administrative, en instruisant des dossiers complexes. Il/elle travaille en interaction constante avec l'ensemble du personnel de l'unité, les assistantes des autres unités de recherche et en étroite collaboration avec deux gestionnaires administratives et une gestionnaire financière. L'activité nécessite des interactions fréquentes avec les services de la Délégation Régionale du CNRS et avec l'Université de Strasbourg.

Il/elle pourra bénéficier de formations nécessaires à la réalisation de ses missions.

Le CDD de 6 mois est renouvelable. L'évolution vers un poste pérenne est possible à terme (concours externe).

Informations complémentaires

diplôme exigé :
- DUT, BTS
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, relations internationales…etc.

Avantages liés au poste : chèques vacances sous conditions, tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs, participation aux frais de transport, de restauration et de mutuelle, 32 jours de congés annuels, 13 jours de RTT.

On en parle sur Twitter !