Missions

L'assistant-e assurera des activités de gestion administrative, notamment l'organisation des réunions et des colloques, ainsi que de la gestion financière, comprenant le traitement des commandes, des missions, des services-faits et des workflows pour les projets menés par les équipes scientifiques.
Selon les projets, il-elle devra également prendre en charge la gestion de la documentation à travers l'utilisation d'un outil de gestion électronique des documents (GED).

Activités

Assistance projets :

- Assister les responsables scientifiques et chefs de projets dans le suivi budgétaire de leur équipe et de leurs projets CNES).
- Planifier et organiser les réunions internes et du consortium, les séminaire et ateliers techniques ou scientifiques, en assurant le suivi administratif, financier et logistique.
- Coordonner la communication avec les différents services du laboratoire, les partenaires externes, les laboratoires, les délégations du CNRS et l'université.
- Informer et accompagner dans leurs démarches les différents interlocuteurs des projets (internes ou externes au laboratoire).
- Gérer la documentation technique et scientifique des projets via l¿outil ATRIUM (Gestion Électronique des Documents) : affectation de numéro, aide à la mise en forme, dépôt des documents sur l'outil de GED et sur les serveurs, diffusion des documents au sein de l'équipe projet (interne et consortium).

Gestion financière
- Assurer le suivi et le contrôle des budgets et des dépenses.
- Procéder aux opérations d'engagement telles que les commandes, les missions et les liquidations sur les outils GESLAB et SIFAC.
- Mettre en place une comptabilité analytique et des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
- Gérer les missions des personnels internes et externes (invités) des équipes et des projets (profil chargée de voyage, valideur).
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.
- Suivre l'évolution de la réglementation comptable et financière.
- Contribuer à l'élaboration des marchés publics.

Compétences

Savoirs / connaissances
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la recherche publique
- Avoir des connaissances budgétaires générales et des finances publiques
- Connaître les techniques de communication ;
- Connaitre les systèmes d'information budgétaires et financiers
- Connaître les principes de gestion des documents
- Connaître les procédures de marchés publics
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire
- Gérer les priorités
- Appliquer des règles financières
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Connaitre le fonctionnement des outils de gestion CNRS GESLAB, Etamine, Notilus et Université SIFAC (formations possibles)
- Savoir rendre compte
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Savoir utiliser un outil de gestion électronique des documents (GED) type ATRIUM

Savoirs-être
- Aptitude au travail en équipe et sens relationnel
- Facilité de communication
- Polyvalence
- Rigueur et discrétion.

Contexte de travail

L'IAS est une unité mixte du CNRS et de l'université Paris-Saclay, situé sur le campus universitaire d'Orsay (91). Il fait partie de l'Observatoire des Sciences de l'Univers de l'Université Paris-Saclay (OSUPS). C'est un laboratoire de 135 personnes réparties pour moitié en équipes scientifiques et l'autre moitié en instrumentation.
Le laboratoire a pour missions de concevoir, développer, opérer et exploiter de l'instrumentation spatiale, de mener des simulations et des analyses de données d'astrophysique. Il est impliqué dans les projets spatiaux majeurs de l'astrophysique, en lien avec les agences spatiales nationale (CNES) et internationales (ESA, NASA, JAXA, ...).

L'assistant-e fera partie du service administratif, infrastructure et logistique de l'IAS de 9 personnes. Il-Elle sera hiérarchiquement rattaché-e à l'Administratrice et à son adjointe.
Le laboratoire dispose d'un budget annuel d'environ 4 à 5 M€.