Missions

Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative et financière selon les procédures applicables par les tutelles CNRS et Université de lorraine

Activités

- Organiser les missions en France et à l'étranger (déplacements et remboursements de frais de missions)
- Procéder aux opérations d'engagement des dépenses dans les systèmes d'information dédiés (demande de devis, relances fournisseurs, ...) et assurer le suivi des commandes
- Enregistrer et mettre à jour les données budgétaires dans la base de données du laboratoire
- Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
- Suivre et contrôler les dépenses à l'aide des tableaux de bord
- Établir les états et bilans financiers nécessaires à la direction, aux tutelles ou aux équipes de recherche
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables (carte achat, bons de commande ...)
- Contrôler la conformité des conventions et recueillir les différentes signatures nécessaires à la validité de celles-ci
- Suivre l'évolution de la réglementation administrative et financière
- Coordonner et gérer des aspects logistiques
- Organiser des manifestations
- Répondre aux demandes d'informations des services en interne et externe
- Rédiger des rapports et documents
- Coordonner l'instruction de dossiers en vérifiant la conformité réglementaire

Compétences

Savoirs :
- Techniques de gestion administrative
- Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissances budgétaires générales
- Finances publiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Langue anglaise B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
- Appliquer les règles administratives et financières
- Analyser les données financières et comptables
- Concevoir des tableaux de bord
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe pour respecter les échéances
- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Avoir une bonne expression écrite et orale en français
- Savoir rendre compte

Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Respect de la confidentialité
- Rigueur /fiabilité
- Aisance relationnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Adaptabilité
- Autonomie

Contexte de travail

Le LORIA, Laboratoire lOrrain de Recherche en Informatique et ses Applications est une Unité Mixte de Recherche (UMR 7503), ayant deux tutelles principales : le CNRS, l'Université de Lorraine ainsi qu'une tutelle secondaire Inria CentraleSupelec. Le laboratoire compte environ 500 agents. Il est structuré en 5 départements scientifiques avec 28 équipes et 4 plateformes, dont un laboratoire de Haute Sécurité et un créativ Lab (robotique).

L'unité comporte 4 services support : le service de gestion, un service de communication, un service informatique mutualisé avec le Centre Inria et un service de soutien à la recherche (SISR). Certaines zones du laboratoire sont classées à régime restrictif (ZRR). Le LORIA est hébergé dans les locaux du centre Inria de l'Université de Lorraine à Vandoeuvre-lès-Nancy et, est aussi présent à Mines Nancy sur le campus ARTEM et à Centrale Supélec Metz.

L'Assistant.e sera affecté.e au pôle Gestion du SGL sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire générale du Loria, poste basé sur le site principal, à Vandoeuvre-lès-Nancy.

Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.