Missions

L'assistant-e de direction concourt à l'organisation quotidienne du laboratoire et à la gestion des
activités de l'équipe de direction de l'unité. En lien avec les équipes et services, il/elle
recueille, traite et coordonne les informations nécessaires à la préparation des décisions, assure
l'organisation des instances du laboratoire et le suivi des dossiers relevant de la direction, ainsi
que la gestion de ses relations internes et externes.

Activités

ACTIVITES PRINCIPALES :

- Organiser, préparer et suivre les réunions et instances de l'unité,
- Transmettre en interne et en externe des décisions et informations pertinentes, gérer les
relations avec les interlocuteurs des services et des départements scientifiques,
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports pour des
réunions/prises de décision,
- Concevoir et mettre en place des outils d'aide à la décision (tableau de bord, indicateurs),
produire des bilans et statistiques,
- Rédiger des courriers notes, comptes rendus de réunion et relevés de décision,
- Participer à l'activité de communication interne et externe de l'unité, et à l'alimentation du
site web,
- Gérer les agendas des membres de la direction,
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques liés aux activités de la direction,
- Exploiter et alimenter les bases de données relatives à ses domaines d'intervention.

ACTIVITES ASSOCIEES :

- Participer à toutes les instances de l'unité (conseil de laboratoire, conseil scientifique,
assemblée des responsables de structures, réunion de services), en rédiger les relevés de
conclusion,
- Préparer les ordres du jour en lien avec la direction et assurer le suivi des actions.

Compétences

Connaissances :

- Connaissance approfondie des techniques de secrétariat,
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des tutelles/de l'unité,
- Connaissance des partenaires et acteurs de la recherche publique.

Compétences opérationnelles :

- Rédiger des courriers et documents administratifs,
- Avoir le sens de l'organisation et de l'autonomie,
- Savoir prendre des initiatives,
- Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives,
- Hiérarchiser et prioriser les courriers et les sollicitations diverses,
- Savoir rendre compte de son activité (restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et
écrite),
- Savoir s'adapter aux changements, faire face à des situations d'urgence,
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Anglais : compréhension écrite et orale niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les
langues).

Savoir-être :

- Discrétion,
- Très bon sens du relationnel.

Contexte de travail

L'Institut de Recherche en Informatique de Toulouse (UMR5505) est une Unité Mixte de Recherche
associant 5 tutelles (CNRS, UT1, UT2, UT3 et Toulouse INP) et répartie sur 5 sites, comptant près de
600 membres répartis dans 24 équipes de recherche et les services administratifs.
Le poste d'assistant-e de direction proposé à la mobilité se situe sur le site de l'IRIT-UT3, en
rattachement hiérarchique direct au directeur d'unité. Dans le cadre de ses activités, il/elle sera
amené(e) à collaborer tant avec les équipes scientifiques qu'avec les autres services administratifs
du laboratoire.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique
(PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que l'arrivée de la personne recrutée soit
autorisée par l'autorité compétente du MESR.