Missions

- Réaliser des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures au sein du service administratif et financier
- Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance logistique pour le laboratoire

Activités

Les activités attendues comprennent,
1) Gestion administrative et financière
- Assurer le suivi de l’ensemble des opérations financières (engagement des commandes, suivi des livraisons, constatation des services faits, création de nouveaux fournisseurs)
- Traiter les workflows pour les factures dématérialisées
- Effectuer le suivi des immobilisations
- Gérer les missions des chercheurs et des invités (validation des réservations, contrôle des états de frais)
- Suivre et contrôler un budget, produire des bilans financiers
- Prévenir le contentieux et régler les situations de litige avec les interlocuteurs externes (fournisseurs, service financier des tutelles)
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables

2) Assistance logistique
- Accueillir, orienter et renseigner les personnels et les visiteurs ou les correspondants téléphoniques
- Assurer la distribution, la collecte et l’expédition du courrier
- Réceptionner les livraisons et traiter les bons de livraison
- Gérer les demandes et plannings des salles de réunion, les prêts de matériel et fournitures
- Réaliser et remettre des badges d’accès aux personnels et visiteurs du laboratoire
- Participer à l’organisation de manifestations scientifiques (colloques, conférences, séminaires,…)

Compétences

Savoirs :
- Notion de base en gestion financière et comptable ou (idéalement et) Connaissance générale des techniques d’accueil
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des modes de communication écrits ou oraux (électronique, téléphonique)
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) serait un plus

Savoirs-faire :
- Utiliser les logiciels spécifiques aux activités
- Organiser ses activités en fonction des priorités et tenir les échéances
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires et les procédures internes d’organisation
- Rechercher l’information nécessaire à la mise en œuvre de ses activités
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Travailler en équipe et en interaction avec des interlocuteurs internes et externes
- Informer et rendre compte

Savoirs-être :
- Aisance relationnelle et sens de l'écoute
- Sens des priorités, réactivité
- Esprit d’équipe
- Adaptabilité
- Rigueur et fiabilité
- Confidentialité

Contexte de travail

L'Institut d'Astrophysique de Paris (IAP) est une Unité Mixte de Recherche (UMR 7095) de Sorbonne Université et du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS), et un Observatoire des Sciences de l’Univers (OSU) de Sorbonne Université, situé dans le 14ème arrondissement de Paris. Il compte environ 140 chercheurs, ingénieurs, techniciens, administratifs, post-doctorants et doctorants, auxquelles s'ajoutent les stagiaires et les personnes invitées. Les chercheurs sont répartis en groupes de recherche autour de 5 thématiques à l’interface entre deux disciplines, l’astrophysique et la physique théorique. Ils participent à de grands projets spatiaux internationaux.
Point de contact en interne et en externe, le/la gestionnaire exécute des tâches qui concourent au bon fonctionnement du laboratoire dans les domaines de la gestion financière (pour 75% du temps) et de l'accueil (pour 25% du temps). Il/elle est rattaché(e) au service administratif et financier et au service technique de l'unité. Ses activités s'exercent au sein d'une équipe composée de 9 personnes (8 titulaires et 1 contractuel).

Informations complémentaires

Employeur : CNRS
Lieu de travail : Institut d’astrophysique de Paris, 98 bis Bd Arago, 75014 Paris
Contrat à temps plein soit 38h30 hebdomadaire
Avantages : remboursement partiel des frais de transport, accès au restaurant administratif à un tarif subventionné
Contact : Valérie Bona, administratrice de l’IAP, valerie.bona@iap.fr