Missions

Au sein de l’équipe support de l’institut des sciences de l’ingénierie et des systèmes (CNRS Ingénierie), l’assistant ou l’assistante administrative assure, en complémentarité avec les deux autres assistants-es du pôle d’appui, un support administratif et logistique à l’équipe scientifique.

Activités

Activité 1 : Apporter un appui administratif à l’équipe scientifique (directeurs adjoints scientifiques, délégués scientifiques)
- Prendre en charge l’organisation de déplacements (ordres de mission, préparation des dossiers et états de frais)
- Organiser et préparer des réunions, diffuser les informations
- Planifier les entretiens chercheurs à 3 et 7 ans pour les directeurs adjoints scientifiques référents.
- Assurer le circuit de signature de documents.
- Consolider des données, mettre à jour des indicateurs.

Activité 2 : Assurer le secrétariat de l’institut
- Suivre et gérer la messagerie de l'institut
- Mettre en forme des courriers ou notes
- Contribuer à la mise en place d’une politique de classement et d’archivage spécifique au périmètre de l’activité
- Être en charge de la diffusion du courrier postal
- Assurer la réservation de salles et de véhicules sur le site
- Assurer l’accueil et la prise en charge des visiteurs
- Veiller au bon fonctionnement logistique de l’unité
- Être le correspondant Archivage de l’entité
- Être en charge de l’organisation d’événements internes

Activité 3 : Contribuer à assurer la continuité du service
- Apporter un appui administratif aux DAS des autres assistants ou assistantes en cas d’absence

Activité 4 : Contribuer à la communication interne
- Assurer un appui à l’organisation des séminaires internes et des évènements institutionnels
- Assurer la circulation de l’information
- Utiliser des outils collaboratifs

Compétences

- Maîtriser les outils bureautiques courants (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
- Connaître les techniques de gestion administrative
- Avoir des connaissances budgétaires générales
- Rédiger des courriers électroniques et notes
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
- Savoir travailler en équipe
- Être capable d'initiatives, faire preuve d'autonomie

Contexte de travail

Le poste est localisé au siège du CNRS à Paris (3, rue Michel-Ange, 75016 Paris), au sein de l’Institut des sciences de l’ingénierie et des systèmes (CNRS Ingénierie), l’un des 10 instituts thématiques du CNRS. En charge de la mise en œuvre de la politique scientifique de l’établissement dans son domaine, CNRS Ingénierie coordonne l’action des 140 structures qui lui sont rattachées, comptant plus de 17 000 personnels, dont 2 000 personnels permanents CNRS.
Sous l’autorité du directeur, CNRS Ingénierie comprend 42 personnes, dont 20 au sein de l’équipe support. Sous l’autorité du directeur adjoint administratif (DAA) de l’institut, l’équipe support est structurée en 7 pôles fonctionnels : appui, ressources humaines, finances, communication, structures et instances, international et Europe, Innovation & Plateformes.
L'assistant ou l'assistante exerce son activité au sein du pôle appui, sous l’autorité de la responsable du pôle. Il ou elle travaille en lien étroit avec les directeurs adjoints scientifiques et avec les autres pôles de l’institut. L'activité implique des interactions en particulier avec les directions d’unités, les chercheurs, la Présidence, les délégations régionales, en particulier la délégation Paris-Normandie.

Informations complémentaires

Votre environnement de travail

Télétravail : pratique et indemnisation du TT
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros
Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)
Formation dès votre prise de poste et tout au long de votre parcours
Intégration : accompagnement à la prise de poste
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie, …