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H/F Adjoint secrétaire general


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Informations générales

Référence : UPS76-DAVPIE-001
Lieu de travail : VANDOEUVRE LES NANCY
Date de publication : vendredi 12 octobre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 8 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2000 et 2500
Niveau d'études souhaité : Bac+4
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la adjoint au secrétaire générale, placé sous l'autorité du secrétaire général, sera en mesure d'assurer la gestion courante du département lors des absences ou indisponibilité du secrétaire général.
Il/elle devra quotidiennement piloter, coordonner et contrôler les fonctions financières et juridiques de l'unité. Il/elle exerce une mission de conseil auprès du Secrétaire Général et du CODIR, formule des propositions et participe à l'élaboration des stratégies pour les aspects financiers et juridiques.
Il/elle assure notamment le contrôle de légalité sur tout acte et convention engageant l'établissement, supervise
la préparation des documents et actes administratifs.
Il/elle assure le contrôle des publications de marches publiques de l'unité et est chargé d'en vérifier l'exécution.

Activités

Activités principales
Supervise, coordonne et contrôle les différentes activités de l'équipe « Finance et juridique » ( 4 gestionnaires)
Suit délais et échéances
Elaboration et présentation du budget pour le Dialogue de Gestion (instance nationale décisionnelle)
Exécution du budget de l'unité
Gestion et suivi des crédits
Contrôle de gestion pour l'ensemble des moyens de l'unité
Contrôle de l'élaboration et du suivi du budget de l'Unité, de l'exactitude de l'information financière, de son
exhaustivité et de sa diffusion en temps utile aux bons interlocuteurs.
Relations avec les partenaires, les services centraux du CNRS, l'agent comptable secondaire
Gère les recettes (subvention d'Etat, ressources propres, subventions sur projets)
Gestion de dossiers marchés publics
Assistance aux différents utilisateurs souhaitant passer des marchés ou contrats
Suivi des marchés en cours
Appui juridique et réglementaire
Assure le contrôle juridique et le suivi des contentieux
Appui aux services, assistance à la rédaction des marchés publics et conventions.
Mise en œuvre de la politique achat
Gestion de l'information financière et comptable
Suit l'évolution de la réglementation et des techniques en matière financière ; constitue une documentation de
référence à l'usage du service et de l'unité (outils et méthodes de gestion, informations diverses)
Analyse, diffuse, explique, conseille, forme puis fait appliquer et veille au respect des règles et procédures
budgétaires et financières des établissements publics ainsi que des règles propres au CNRS
Crée, met à jour et contrôle les procédures administratives de gestion internes à l'Inist-CNRS

Compétences

Compétences principales
Savoirs
Maîtriser les techniques et les grands principes comptables des établissements publics et la réglementation, code
des marchés publics, contrôle de gestion
Avoir des connaissances juridiques de droit public (ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 et code des marchés
publics).
Connaissances juridiques de droit privé notamment sur les aspects de droit de la propriété intellectuelle et plus
particulièrement du droit d'auteur appréciées.
Savoir – faire (Capacité à …)
Réaliser un diagnostic sur une situation, sur des données chiffrées,, force de proposition, sens de l'organisation,
Sait hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Sait déléguer et coordonner les activités du service ; définir les objectifs du service
Savoir – être (Capacité à …)
Faire preuve de rigueur, d'efficacité, de méthode et d'organisation (respect des délais, fiabilité)
Prendre du recul, avoir le sens critique et faire preuve de curiosité
Respecter les obligations de confidentialité
Sens des relations humaines : faire preuve de diplomatie et avoir le sens de l'écoute et du contact, aptitudes au
travail en équipe, gestion des conflits
La maîtrise de l'anglais est appréciée.

Contexte de travail

Contexte
Le secrétariat général est articulé autour de trois grands pôles de fonction :
1 – Fonction RH
2 – Fonction financière et juridique
3 – Fonction Service Technique

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