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Assistant-e Direction H/F


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Informations générales

Référence : UPR3266-VERMAR-017
Lieu de travail : CAEN
Date de publication : vendredi 29 novembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 6 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1932 et 2050 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de la division support technique et administration et afin de couvrir le surcroit d'activité lié à la phase de déploiement de la nouvelle organisation, l'assistant-e en gestion administrative coordonne et réalise les activités de gestion administrative liées au fonctionnement de la division et des groupes techniques et assiste la chef de division, son adjoint et les chefs de groupe dans la mise en œuvre des démarches et dispositifs liés à la nouvelle organisation.

Activités

• Assister le Chef de division, et son Adjoint (agendas, organisation des rendez-vous et déplacements) dans la période de mise en œuvre de la nouvelle organisation et dans l'attente de l'organisation définitive de la division.
• Gestion des courriers,
• Suivi des actions liées à la réorganisation mise en œuvre de la GED (Gestion électronique des documents), de la BDES (Base de données économiques et sociales …)
• Participer aux réunions de la division, rédiger les comptes rendus, les relevés de décisions et le suivi d'action, tenue des agendas et suivi du courrier
• Apporter un soutien à l'organisation des réunions Comités administratifs et financiers (CAF), Comité Social et Economique (CSE), Comité santé sécurité et conditions de travail, Commissions du CSE, planification des réunions et des préparatoires, envoi convocations, ODJ, éléments préparatoires
• Organisation de séminaires : Qualité de vis au travail (QVT), Management, …
• Assurer la gestion documentaire, informer et conseiller les agents
• Prendre en charge les missions (ordres de missions), les réservations (transport, hébergement)
• Préparer les dossiers sur les thématiques instruites par la division
• Etablir des demandes d'achats dans SAP pour le compte de la division

Compétences

Domaine de compétences : Assistance manager
Savoir-faire :
• Rédiger une note de synthèse
• Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
• Rendre compte de son activité
• Planifier les activités
• Notions de base en statistiques
• Anglais Compréhension écrite et orale : niveau 1 Expression écrite et orale
• Savoir-être : Bon sens du relationnel et de l'organisation, sens du service
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité

Contexte de travail

Situé à Caen, le GANIL, Grand Accélérateur National d'Ions Lourds, est une Très Grande Infrastructure de Recherche au service de la recherche française, européenne et internationale en physique nucléaire, en partenariat avec l'ensemble des collectivités locales, avec sa communauté d'utilisateurs issue des laboratoires du CNRS, du CEA et de l'Université et de 100 laboratoires de 30 pays différents. GANIL bénéficie d'un rayonnement international et a été reconnu l'une des cinq plus grandes installations dans le monde pour les faisceaux d'ions exotiques pour la recherche en physique nucléaire, qui utilise les faisceaux d'ions lourds et bientôt avec SPIRAL2 les faisceaux d'ions légers et neutrons rapides de très haute intensité.
Le GANIL est constitué en GIE (CNRS/CEA), avec un effectif moyen d'environ 280 personnels (CEA/CNRS).
L'assistant-e sera rattaché-e à l'Unité Propre de Recherche du CNRS (UPR 3266) affiliée à l'IN2P3.
Au sein de la Division Support Technique et Administration du GANIL composé de 70 personnels, l'assistant-e sera sous la responsabilité du Chef de Division. Il/Elle apportera un soutien aux groupes de la division : groupe finances achats, groupe ressources humaines, groupe bâtiments utilités, groupe informatique, groupe sûreté sécurité radioprotection environnement.

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