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Technicien(H/F) en gestion administrative, accueil des chercheurs et du public


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Informations générales

Référence : UMS3470-AUGLEV-008
Lieu de travail : ST MICHEL L OBSERVATOIRE
Date de publication : lundi 4 février 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : environ 1500€
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Le technicien(H/F) en gestion administrative accueille, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes de l'Observatoire de Haute Provence. Il ou elle exécute des actes administratifs et de gestion courante dans les domaines d'activité du site. Il ou elle organise l'accueil du grand public. Il ou elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information.
Il ou elle assure la continuité du service d'accueil téléphonique.

Activités

1) Accueil :
- Réception et accompagnement des chercheurs, des missionnaires et des conférenciers, gestion des demandes de badges d'accès au site
- Accueil du public et des groupes scolaires lors des visites de l'Observatoire de Haute Provence
- Gestion de la boutique d'articles liés aux sciences
- Assistance à l'organisation matérielle des réunions de travail, des séminaires et des conférences de l'OHP
- En cas d'absence du concierge de l'OHP : accueil au standard téléphonique, orientation des visiteurs, réception des livraisons
2) Gestion des visites « grand public» de l'Observatoire
- Gestion du planning de réservation,
- Organisation matérielle des visites, informations interne des services de l'OHP
- Gestion de la caisse de la boutique et du stock.
3) Soutien administratif
- Réception et distribution du courrier, rédaction de courrier, tenue des chronos, archivages…
- Elaboration de l'affichage des informations internes
- Elaboration des tableaux de bord des activités

Compétences

- Forte expérience dans l'accueil du public, de chercheurs en mission
- Expérience organisationnelle des visites pour le grand public et les groupes scolaires
- Aisance relationnelle pour répondre aux demandes des visiteurs (courriel, téléphone et courrier)
- Maîtrise de l'utilisation de logiciels d'édition de texte et de tableurs (Word, Excel)

Contexte de travail

L'observatoire de Haute Provence est un site d'Observations scientifiques en Astronomie en Physique de l'Atmosphère et en Écologie. Il accueille des chercheurs en mission, du grand public et des groupes scolaires pour des visites.
L'activité d'accueil est plus importante les mois de juillet et août pendant lesquels l'Observatoire de Haute Provence est ouvert trois 1/2 journées par semaine pour le grand public et organise pour ce dernier chaque mercredi des conférences scientifiques.

Contraintes et risques

- Contact direct avec un large public et des groupes de scolaires

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