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Gestionnaire administratif-ve (H/F)


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Informations générales

Référence : UMS2927-SONVEL-014
Lieu de travail : VINCENNES
Date de publication : mardi 18 juin 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 5 mois
Date d'embauche prévue : 1 août 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1 647 à 1 737 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le-la gestionnaire administratif-ve réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures au sein du service « Prestation aux agents» et des Régions/Comité local d'action sociale (CLAS).

Activités

• Première partie : Service Prestations aux agents

- Informer les agents sur les prestations CAES et sur leurs droits aux subventions
- Traiter les demandes concernant les prestations CAES: facturation client à l'aide d'outils spécifiques, relations avec les fournisseurs, encaissements des règlements, contrôle et validation des factures fournisseurs
- Préparer les plannings
- Participer à la préparation des différentes campagnes : rédaction des textes, vérification des informations (dates, tarifs, formulaires, procédures, informations obligatoires,…)
- Archiver les dossiers

• Deuxième partie : Régions/CLAS

- Etablir la facturation sur GANAEL de toutes les activités des CLAS et des Régions ;
- Participer à la réalisation des bilans par secteurs d'activité pour les CLAS et la région.

Compétences

Les compétences techniques requises :

- Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion comptable
- Maîtriser les outils bureautiques courants : Word, Excel, et Outlook
- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatique
- Savoir rechercher une information et la vérifier

Qualités recherchées

- Savoir faire preuve de rigueur, être méthodique, être discrèt-e, avoir un sens de l'organisation
- Avoir un très bon sens du relationnel (contact régulier, par courriel, téléphone et courrier avec les agents, les collègues au siège, en régions et villages de vacances CAES, les assistantes de service social du CNRS et avec les organismes extérieurs)
- Savoir travailler en équipe
- Savoir traiter des informations à caractère confidentiel

Contexte de travail

Le contexte général :

Le CAES du CNRS (Comité d'action et d'entraide sociales du Centre national de la recherche scientifique) est une association loi 1901 qui propose des activités et des prestations à caractère sportif, culturel et social aux agents CNRS, CAES et autres partenaires.
Le CAES du CNRS, avec ses 18 structures régionales, est implanté sur l'ensemble du territoire national.

Le contexte du poste :
Le service prestations aux agents propose des prestations : séjours jeunes (colonies, séjours scolaires, Bafa,…), vacances familiales en centres partenaires et voyages, CESU, chèques vacances, prêts bonifiés, subventions administratives, prêts solidarités et aides handicap.
Le service est composé de 7 personnes sous la responsabilité de la cheffe du service.
Des déplacements réguliers sont à prévoir en Région Parisienne (2 jours par semaine maximum).

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