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Assistant-e en gestion administrative et financière (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR8635-KARBRE-002
Lieu de travail : VERSAILLES
Date de publication : jeudi 14 juin 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 20 août 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1 730 et 2 050 € bruts mensuels selon expérience et niveau de diplôme
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Le/l'assistant(e) en gestion administrative et financière au sein du Service administratif du GEMaC – UMR8635 réalisera les actes courants de gestion administrative, financière et RH, dans le respect des techniques, règles et procédures de ces domaines et assistera l'administratrice d'unité dans le fonctionnement quotidien du service.

Activités

Accueil et vie collective :
• Assurer les missions classiques d'accueil en laboratoire (accueil des visiteurs, réception et dispatch des livraisons et du courrier, envois en France et à l'international, accueil téléphonique)
• Prendre en charge certaines activités nécessaire au bon fonctionnement collectif (gestion des fournitures, copieurs, fluides, blanchisserie, etc.)

Gestion administrative et RH :
En soutien à l'administratrice de l'unité
• Instruire les dossiers de recrutement et d'accueil (contractuels, stagiaires et visiteurs) dans le respect de la réglementation en vigueur en zone à régime restrictif
• Contrôler et collecter l'ensemble des pièces justificatives nécessaires à l'élaboration des dossiers de recrutement
• Assurer le suivi des actes quotidiens de suivi RH (demande de remboursement des frais de transports, arrêts de travail, etc.)
• Mettre à jour les documents et formulaires disponibles en interne
Assurer le classement des dossiers en cours ; archivage

Gestion financière :
En soutien de la gestionnaire financière du service
• Procéder aux opérations d'engagement des dépenses dans le respect des règles de gestion
• Effectuer les rapprochements commandes, bon de livraisons/d'intervention et factures
• Organiser les déplacements des membres du laboratoire : établir les ordres de missions et commandes associées ; collecter et vérifier les pièces justificatives en vue de procéder aux demandes de liquidations
• Assurer le classement et l'archivage des pièces
• Prendre en charge les admissions et sorties d'inventaire ; effectuer le recollement

Compétences

• Connaître les règles de gestion publique, idéalement avec une première expérience en milieu académique
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Excel, Word, PowerPoint)
• Mettre en œuvre des procédures et règles
• Savoir rendre compte
• Avoir un bon sens de l'organisation, être discret et rigoureux
• Savoir travailler en équipe

• Une première utilisation des logiciels spécifiques à l'activité (GESLAB, SIFAC – SAP) serait un plus
• Anglais souhaité

Contexte de travail

Le GEMaC est une unité mixte de recherche sous cotutelle du CNRS et de l'Université de Versailles Saint-Quentin en Yvelines. Il compte une cinquantaine de personnes, organisées en 5 équipes et plusieurs services communs, dont le service administratif.
La personne recrutée sera placée sous l'autorité de l'administratrice d'unité.
Le poste proposé est un CDD de 4,5 mois. Il est basé à Versailles.

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