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Secrétaire, assistant(e) administratif(ve) et logistique de 6 équipes de physique (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR8607-SYLFAL-027
Lieu de travail : ORSAY
Date de publication : jeudi 5 avril 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 10 mai 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1647 bruts mensuels
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le(a) technicien-ne assure le secrétariat et l'assistance administrative et logistique d'environ 70 chercheurs permanents et non permanents répartis en 6 équipes.
Il(elle) est l'interface entre les physiciens, stagiaires, visiteurs et les services techniques et administratifs du laboratoire : Services Missions, Financier, du Personnel, organisation de réunions internationales

Activités

- Assister administrativement les responsables des équipes de physique
- Gérer et suivre les crédits en liaison avec le service Financier
- Saisir les demandes d'achats relatives aux services et aux projets scientifiques dont ils ont la responsabilité technique
- Gérer et suivre les commandes et les recettes des équipes
- Gérer et suivre les déplacements des chercheurs en liaison avec le service Missions du laboratoire
- participer à l'organisation des conférences, colloques et ateliers nationaux et internationaux organisés par les physiciens
- Prendre en charge les aspects organisationnels, administratifs et logistiques des services (locaux, matériels, fournitures …)
- Gérer les plannings des équipes et les échéances des projets
- Diffuser l'information et être l'interface avec le personnel des équipes de physique, du laboratoire et les partenaires extérieurs.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services
- Organiser le classement et procéder à l'archivage des pièces

Compétences

- Connaître les techniques générales de secrétariat et de gestion administrative
- Maîtriser les techniques d'organisation de plannings et échéances
- Posséder des connaissances en matière de gestion budgétaire, financière et comptable
- Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques usuels (Word, Excel, Messagerie …)
- Maîtriser les techniques de classement et conservation des documents et informations traitées
- Anglais indispensable : niveau B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Avoir le sens du relationnel, de l'organisation, rigueur dans le travail, polyvalence et esprit d'équipe
- La connaissance des outils institutionnels (GESLAB, SIMBAD, AGATE)serait un plus.
Possibilité de formation en interne sur ces outils

Contexte de travail

Le Laboratoire de l'Accélérateur Linéaire est un laboratoire de 300 personnes implanté sur le campus d'Orsay (91), dont l'activité scientifique, essentiellement internationale, est centrée sur la physique des particules et des astroparticules et la construction d'accélérateurs et de détecteurs.

Le(la) technicien(ne) travaillera pour 6 équipes de physiciens en étroite collaboration avec les services techniques et administratifs du laboratoire et sera rattaché(e) au Directeur Adjoint

Informations complémentaires

Niveau d'expériences entre 1 et 2 ans
Détention d'un BAC/Bac pro,ou BTS
CDD renouvelable

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