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Secrétaire en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR8578-TIBMIN0-010
Lieu de travail : ORSAY
Date de publication : vendredi 15 novembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 11 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1580 et 1650 euros brut, selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

: La personne recrutée assurera la gestion du planning du responsable, accueil des visiteurs et collaborateurs externes suivant la réglementation ZRR, la diffusion de l'information au sein du service, la planification et le suivi de réunions ainsi que l'organisation d'évènementiels, y compris la communication. En tant que membre du service administratif, la personne devra contribuer au bon fonctionnement du service.

Activités

- Assurer l'accueil téléphonique, la gestion du planning et des déplacements du responsable
- Accueil des non permanents (doctorants, stagiaires, chercheurs) et visiteurs
- Recueillir et préparer les informations au vue de leur transmission au Fonctionnaire Défense de tutelle dans le cadre de la réglementation ZRR
- Gérer les conventions de stage et versements de gratification
- Assurer le secrétariat du conseil de laboratoire, planifier les réunions et en établir les comptes rendus
- Diffuser les informations au sein du laboratoire
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques ( colloques, séminaires, journées du laboratoire…)
- Rédiger des courriers administratifs
- Organiser le classement et procéder à l'archivage des documentes traités

Compétences

- Maîtriser les techniques de rédaction administrative
- Maîtriser l'environnement informatiques de bureautique (Office : Word, Excel,…)
- Assimiler les logiciels spécifiques utilisés par les tutelles (Formation assurée)
- Capacité à acquérir rapidement une bonne connaissance du fonctionnement et de l'organisation du laboratoire
- Mettre en application les circulaires et les notes de service
- Comprendre, pour traiter, les documents de gestion en anglais
- Savoir rédiger un courrier en respectant l'orthographe et la langue

Contexte de travail

Le LPGP est une unité mixte de recherche ( UMR8578) sous la double tutelle administrative du CNRS et de l'Université Paris Sud. Il est composé de 5 équipes de recherche et différents services communs comprenant 60 personnes dont 40 permanents, doctorants, ingénieurs et chercheurs en CDD, auxquels s'ajoutent de nombreux visiteurs français et étrangers séjournant au laboratoire de quelques semaines à quelques mois.
A présent, notre priorité se porte sur le renforcement de l'équipe administrative qui devient vital pour le laboratoire. Ce poste de secrétariat, ouvert par l'Université Paris-Sud, viendrait compléter les activités des services Financiers et Administratifs en lien direct avec l'équipe de direction du laboratoire.

Contraintes et risques

- Savoir se rendre disponible
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs externes et internes

Informations complémentaires

- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Savoir analyser et comprendre les textes réglementaires
- Savoir organiser, mettre à jour et classer des documents

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