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Portail > Offres > Offre UMR8539-ISARIC-052 - 2 CDD - Gestionnaire administratif (H/F)

2 CDD - Gestionnaire administratif (H/F)


Date Limite Candidature : jeudi 1 juillet 2021

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Informations générales

Référence : UMR8539-ISARIC-052
Lieu de travail : PALAISEAU
Date de publication : jeudi 10 juin 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Selon expérience et grille CNRS
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le Laboratoire de Météorologie Dynamique recherche deux assistants en gestion administrative polyvalents qui réaliseront des activités de gestion administrative financière et de ressources humaines pour les pôles Contrats, RH et Missions sur nos tutelles CNRS, Sorbonne université (SU) et Ecole polytechnique (EP). Au-delà de la gestion administrative classique, l'un, basé sur le site de l'Ecole polytechnique, assurera le management d'un projet ERC Synergy grant (AWACA) qui doit démarrer le 01/09/2021 et l'autre, basé sur le site de Jussieu, assistera le groupe Climaction du LMD qui propose des actions dans le but de réduire l'impact carbone du laboratoire.

Activités

Activités communes aux deux gestionnaires
- assurer le suivi de contrats (contrôle de l'exécution du budget et préparation des rapports financiers) en gestion CNRS et EP ou SU
- instruire des dossiers de missions sur crédits CNRS et EP ou SU, avec et sans frais, en France et à l'étranger en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- assurer un soutien logistique pour l'organisation d'événements dans le souci du développement durable

Activités liées au poste sur le site de l'Ecole polytechnique à Palaiseau :
- assurer le management du projet ERC Synergy Grant AWACA (50% de l'activité) : suivi de la mise en œuvre du projet au regard du contrat, notamment de l'exécution du budget, organisation des réunions de consortium et réalisation des comptes rendus, gestion des rapports financiers pour les partenaires CNRS et EP, consolidation des reporting scientifiques et financiers de l'ensemble des partenaires, assistance logistique événementielle et mise à jour du site web
- RH (gestion des conventions de stage, intégration des salaires sur les outils de gestion CNRS et EP, mise à jour des tableaux et statistiques RH)
- assurer l'accueil et un soutien logistique sur le site de Palaiseau (badges, signalétique bureaux, courrier)

Activités liées au poste sur le site de Jussieu à Paris :
- instruire des dossiers d'achats sur crédits SU en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- assister le groupe Climaction : réalisation annuelle de l'empreinte carbone du LMD et prise de notes lors des réunions du groupe notamment, référent traiteurs à forte valeur environnementale, alimenter une plateforme Intranet Climaction

Compétences

- Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité, notions de base de la comptabilité publique
- Connaissance de outils bureautiques (Excel, Word, messagerie électronique) et de gestion financière (la connaissance de GESLAB ou SIFAC serait un plus)
- Compréhension, expression écrite et orale en anglais (lecture et rédaction de courriels, échanges verbaux avec des partenaires et visiteurs étrangers)
- Savoir prendre des notes, réaliser des comptes rendus et des synthèses
- Etre autonome tout en sachant rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et des contraintes
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Avoir le sens du relationnel et de l'accueil

Contexte de travail

Sous la tutelle du CNRS, de l'Ecole polytechnique (EP), de l'Ecole normale supérieure (ENS) et de Sorbonne université (SU), le LMD étudie l'atmosphère et le changement climatique en s'appuyant sur la modélisation numérique et l'observation de l'atmosphère, de l'océan et des surfaces continentales à diverses échelles, du local au régional. Le LMD est un laboratoire de 200 personnes localisé sur trois sites : l'un à Palaiseau (EP), les deux autres à Paris (ENS et SU/Jussieu). Le service administratif est constitué de 7 personnes : 5 travaillant sur le site de Palaiseau et 2 personnes travaillant chacune sur un site parisien. Pendant l'automne et l'hiver 2021-2022, le service administratif du laboratoire connaîtra un surplus d'activité liée à la reprise des déplacements professionnels dans des proportions possiblement importantes, au changement de plusieurs outils de gestion et au démarrage d'un gros projet européen.
Le projet européen ERC Synergy Grant, AWACA, étudie le cycle de l'eau en Antarctique. Ce projet de près de 14 M d'euros dure 6 ans et regroupe 4 partenaires : CNRS coordinateur et EP qui sont deux tutelles du LMD, plus le CEA à Saclay (LSCE) et l'EPFL à Lausanne. En lien avec le coordinateur scientifique du projet et sous l'autorité hiérarchique de l'administratrice du laboratoire, le premier assistant en gestion administrative situé à Palaiseau assurera le management de ce projet.
Le laboratoire s'est engagé dans une démarche de réduction de son impact carbone. Un groupe « Climaction » a été constitué depuis deux ans. Il réalise le bilan carbone annuel du laboratoire et propose des actions pour diminuer les émissions carbone du laboratoire. Sous l'autorité hiérarchique de l'administratrice, le second assistant en gestion administrative, situé à Jussieu, assistera le groupe Climaction et contribuera à la mise en œuvre des actions.

Contraintes et risques

Aucun

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