En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez le dépôt de cookies dans votre navigateur. (En savoir plus)
Portail > Offres > Offre UMR8533-FABLEP-005 - H/F Assistant-e en gestion administrative

H/F Assistant-e en gestion administrative


Assurez-vous que votre profil candidat soit correctement renseigné avant de postuler. Les informations de votre profil complètent celles associées à chaque candidature. Afin d’augmenter votre visibilité sur notre Portail Emploi et ainsi permettre aux recruteurs de consulter votre profil candidat, vous avez la possibilité de déposer votre CV dans notre CVThèque en un clic !

Faites connaître cette offre !

Informations générales

Référence : UMR8533-FABLEP-005
Lieu de travail : NANTERRE
Date de publication : vendredi 5 octobre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1970 euros et 2411 euros bruts mensuels selon l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Assister la direction et l'équipe de recherche implantée sur le site de l'Université Paris Nanterre.
Coordonner et réaliser de manière autonome des activités de gestion administrative et financière de l'équipe de recherche.

Activités

Assurer l'exécution des dépenses et le suivi du budget universitaire et CNRS sur dotation et sur contrats alloués à l'équipe:
La vérification de la disponibilité des crédits sur les centres de dépenses
Les opérations d'engagement et de liquidation des dépenses de missions, de fonctionnement et d'équipement sur les outils des différentes tutelles financières dont GESLAB et SIFAC
Le contrôle de la qualité et de la cohérence des données saisies
La collecte, le contrôle, la transmission et l'archivage des pièces justificatives de dépenses
L'établissement des demandes d'ordre de mission en liaison avec les responsables des lignes de crédits
La validation des réservations en ligne via les outils dédiés
La vérification et le contrôle des états de frais engagés et leurs liquidations

Concevoir des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
Veiller à la production et la collecte des pièces justificatives et des données financières prévues par les contrats et les appels d'offre (ANR, contrat de recherche, ...)
Réaliser des procédures administratives internes (veille administrative)
Réaliser des procédures d'information pour les missionnaires sur les changements et évolutions de la réglementation des déplacements professionnels (veille réglementaire)
Informer sa hiérarchie sur l'état d'avancement des dossiers traités
Tenir l'inventaire du matériel des tutelles
Analyser les flux de gestion en anomalie dans le système d'information
Préparer et assister au conseil du site et en assurer le compte-rendu
Coordonner les aspects logistiques de l'équipe et des manifestations scientifiques
Accueillir les visiteurs, les nouveaux doctorants et chercheurs étrangers
Proposer et concevoir des outils et des processus pour améliorer le fonctionnement de la structure

Compétences

Savoir-faire (compétences techniques opérationnelles, méthodologiques & organisationnelles) :

• Connaissance générale des techniques de la comptabilité publique et de la réglementation financière
• Connaissance et maîtrise des logiciels de bureautique courants (traitement de texte, tableur et base de données, Excel, tableaux croisés dynamiques) et spécifiques à l'activité (Geslab, SIFAC nécessaire)
• Application des règles de gestion des organismes de tutelle
• Utilisation des règles de gestion des organismes de tutelle
Savoir-être (compétences relationnelles ,comportementales):
• Capacité à travailler en équipe et à rendre compte de son activité
• Hiérarchisation et organisation de ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances
• Respect de la confidentialité
• Autonomie

Contexte de travail

L'IDHES est un laboratoire de Sciences Humaines et Sociales multi tutelles (CNRS/UPN/Paris 1/Paris8/EVRY/ENS PARIS SACLAY) et multi sites regroupant plus de 200 personnes. Le poste est basé sur le site de l'Université Paris Nanterre représentant la moitié des effectifs de l'unité.
La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique de la direction de l'unité et sous la responsabilité fonctionnelle de la directrice de site.

On en parle sur Twitter !