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Portail > Offres > Offre UMR8212-MAUGRE-012 - Assistante et gestionnaire administratif polyvalent H/F

Assistante et gestionnaire administratif polyvalent H/F


Date Limite Candidature : mardi 7 décembre 2021

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Informations générales

Référence : UMR8212-MAUGRE-012
Lieu de travail : GIF SUR YVETTE
Date de publication : mardi 16 novembre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 3 janvier 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1 795 € à 1 871 € bruts mensuels
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 5 à 10 années

Missions

Le poste proposé comprend des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du thème scientifique « Cycles biogéochimiques et transferts dans l'environnement » (50 permanents, 100 doctorants/CDD, 7 équipes) et des personnels du LSCE travaillant avec l'Université. Sous la responsabilité de la responsable du Groupe Administratif du LSCE, les missions sont, par ordre de priorité : (1) assurer le secrétariat du thème selon les procédures des trois tutelles du LSCE (CEA, CNRS, UVSQ), (2) assurer le suivi en propre de dossiers confiés par la cheffe du thème, (3) assister plus spécifiquement un chercheur senior du thème, (4) être point de contact et relai pour fluidifier les relations administratives de l'ensemble du laboratoire avec la tutelle UVSQ.

Activités

(1) aider à l'organisation fonctionnelle du thème 2 y compris de l'assistance à la cheffe de thème (50%) :
a) Pour l'ensemble du personnel du thème :
• Aider à la préparation et suivre les commandes de matériel non scientifique
• Gérer les demandes de remboursement.
• Orienter les personnels du thème dans leurs démarches vers les interlocuteurs du Groupe Administratif (recrutements, achats …) ou des services centraux des tutelles, en se tenant informé(e) des procédures.
b) Pour la cheffe de thème :
• Assister la Cheffe de thème dans son emploi du temps (prise de RV, confirmation de RV, annulation, modification) et assurer la gestion de son agenda en ligne partagé.
• Organiser les déplacements de la Cheffe de thème (réservation des titres de transports auprès de l'agence de voyage, réserver les prestations de réservation d'hôtel)
• Rédaction de compte-rendu pour les réunions organisées par le CT

(2) assurer le suivi en propre de dossiers confiés par la cheffe de thème
Assurer l'organisation de réunions et manifestations internes et externes concernant l'ensemble du thème (prendre contact avec les participants et coordination des agendas, réservation de salles de réunions et locaux, accueil des participants et veiller à l'organisation des prestations exceptionnelles demandées de type supports particuliers, rétroprojecteur, visioconférence, pauses café…).
• Aide aux nouveaux arrivants : aide aux démarches pour toutes les tutelles
• Aide aux dossiers de transports de matières dangereuses
• Recueil, mise à jour et à disposition des informations permettant la constitution des reportings en coûts complets par les Chefs d'équipe


(3) assister un chercheur senior du Thème (30 %) :
• Assister ce chercheur dans son emploi du temps (prise de RV, confirmation de RV, annulation, modification) et assurer la gestion de son agenda en ligne partagé
• Organiser les déplacements (réservation des titres de transports auprès de l'agence de voyage, réservation d'hôtel, liquidation de mission)
• Mise en forme et diffusion de courriers, sur la base de consignes orales ou écrites.

(4) assurer les relations administratives de l'ensemble du laboratoire avec la tutelle UVSQ (20 %) :
• Aide aux nouveaux arrivants du LSCE relevant de la tutelle UVSQ : aide aux démarches administratives
• Collecter les informations administratives provenant de la tutelle UVSQ, les tenir à jour et à disposition des personnels
• Gestion RH de tous les personnels UVSQ, en lien avec les gestionnaires RH du Groupe Administratif

Compétences

Le poste de secrétariat revêt une dimension relationnelle importante, et requiert de bonnes capacités d'anticipation et de gestion des priorités. L'agent devra maîtriser les compétences suivantes :
>Savoirs généraux
- Gestion administrative
- Secrétariat
- Assistanat de direction
- Planifier les activités et les échéances
>Savoirs sur l'environnement professionnel
- Connaissance des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Souhaitable : Connaître l'organisation et le fonctionnement d'organisme
publics, idéalement liés à l'enseignement sup/recherche.
>Savoir-faire opérationnels
- Informer et rendre compte
- Rechercher de l'information, la vérifier et la classer
- Maîtriser les moyens informatiques (progiciels de gestion, e-mail, visio-
conférences) et les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, PowerPoint)
- Planifier son activité
- Travailler en liaison avec d'autres personnels support
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
>Savoir-être
- Bon niveau d'expression écrite et orale en français et en anglais
- Bon relationnel, capacité d'adaptation
- Discrétion, devoir de réserve
- Rigueur, fiabilité
- Volonté de se former à de nouvelles pratiques
- Gestion des priorités

Contexte de travail

Localisation géographique : LSCE, Orme des Merisiers, Gif-sur-Yvette

Au sein du groupe administratif du Laboratoire des Sciences du Climat et de l'Environnement (UMR CEA/CNRS/UVSQ de 320 personnes) composé d'une dizaine de personnes et en relation directe avec la cheffe de thème et les personnels du thème 2, l'assistant gestionnaire assure l'assistance administrative de la cheffe du thème 2, des personnels du thème 2, d'un chercheur senior du thème 2 et est point contact des relations administratives avec la tutelle UVSQ pour tout le laboratoire..

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