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Portail > Offres > Offre UMR8190-VALFLE-019 - Gestionnaire administratif H/F

Gestionnaire administratif H/F


Date Limite Candidature : vendredi 23 octobre 2020

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Informations générales

Référence : UMR8190-VALFLE-019
Lieu de travail : GUYANCOURT,GUYANCOURT
Date de publication : vendredi 2 octobre 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 23 octobre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1573 et 1764 bruts selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion administrative et des ressources humaines

Activités

L'agent devra assurer les activités suivantes :

Gestion des ressources humaines :
- Instruire et suivre les dossiers de recrutements des stagiaires (environ 70 par an),
-Préparation et calcul des gratifications de stage en lien avec la gestionnaire
-Préparation des dossiers de recrutements de CDD en aide à la Responsable administrative,
- Mettre à jour et alimenter les bases de données relatives aux ressources humaines (AGATE, RESEDA),
- Alimenter des tableaux de bords, faire des extractions dans les systèmes d'informations (Canopé, Ariane),
- Préparation des tableaux de synthèse CDD, Stages, doctorants, effectifs,
- Suivi des annonces déposées dans le portail emploi,
- Suivi et validation des demandes d'accès au laboratoire,
- Préparation du dossier d'entrée des nouveaux agents (remise de documents, clés, badges, etc…),
- Instruire les demandes de FSD.

Gestion administrative :
- Gestion du courrier, envoi des colis,
- Accueil physique et téléphonique,
- Soutien logistique dans l'organisation des évènements du laboratoire,
- Suivi du parc automobile (assurances, mise à la réforme…),
- Organiser des réunions (programmation, réservation des salles),
- Participation à certaines réunions et rédaction des comptes rendus,
- Rédaction de notes, attestations ou courriers divers,
- Gestion des fournitures.

Compétences

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Bonne connaissance des outils bureautiques courants (Excel, Word, etc...)
- Notions d'anglais appréciées
- Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents de références
- Capacité à interagir avec différents interlocuteurs
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser
- Savoir respecter et faire respecter les délais
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Sens du contact et des relations humaines

Contexte de travail

Le LATMOS est un laboratoire UMR ayant 3 tutelles. C'est un laboratoire de taille importante de plus de 200 personnes développant une recherche sur les atmosphères planétaires. Le laboratoire entretien une forte activité technique diversifiée et est notamment un laboratoire dit « spatial » ce qui entraine le développement d'instruments embarqués sur diverses plateformes (ballon, drone, avions, satellite et sonde spatiale).
Le département des services généraux est composé de 11 agents répartis sur deux sites géographiques (Guyancourt et Jussieu). L'équipe est placée sous l'autorité de la responsable administrative. L'équipe administrative a en charge la gestion comptable et financière, la gestion des ressources humaines et la logistique.

Contraintes et risques

Respect du règlement intérieur de l'unité

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