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Portail > Offres > Offre UMR8171-CECVIN-008 - H/F assistant-e en gestion financière

H/F assistant-e en gestion financière


Date Limite Candidature : mercredi 12 octobre 2022

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Informations générales

Référence : UMR8171-CECVIN-008
Lieu de travail : AIX EN PROVENCE
Date de publication : mercredi 21 septembre 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 2 mois
Date d'embauche prévue : 1 novembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 2 107,69 € Brut
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant-e en gestion administrative assurera, la gestion administrative et financière de l'IRL 3189 (ESS) et seulement une partie de la gestion financière et administrative de l'Institut des Mondes Africains, UMR 8171 : la gestion des missions à l'étranger et des journées d'études ou colloques. Il ou elle collaborera étroitement avec la direction des deux laboratoires et leur secrétariat général.

Activités

Procéder au traitement des missions
Procéder au traitement des dépenses : saisir et suivre des commandes dans les outils de gestion, les services faits, traiter les workflows et intégrer les données
Traiter les litiges sur factures/commandes en lien avec les prescripteurs et les fournisseurs
Apporter un soutien logistique à l'organisation de colloques scientifiques, séminaires : gestion financière, relations fournisseurs, mission des invités…
Assurer le suivi des crédits (crédits récurrents, contrats, conventions de recherche)
Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Aider les chercheurs à formaliser le montage administratif et financier des dossiers de subvention, des projets soumis aux appels d'offres
Établir des états, bilans et tableaux de bord nécessaires au suivi des contrats
Préparer les justifications financières des contrats (ANR, Europe, fondations…)
Répondre aux demandes et enquêtes des tutelles
S'informer et suivre l'évolution des règles, directives et procédures dans le domaine financier et des achats et les mettre en oeuvre
Assurer la continuité du service en collaboration avec les autres agents de l'équipe administrative de l'unité

Compétences

Connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Connaissance générale de la réglementation et des procédures applicables dans le domaine de la gestion financière et des achats
Connaissance générale des règles et techniques de la gestion financière et comptable publique
Maîtriser les outils bureautiques et savoir s'adapter facilement à des applications spécifiques
Savoir réaliser des synthèses, rédiger des rapports ou des documents, renseigner des tableaux de bord
Travailler en équipe et assurer la continuité du travail en cas d'absence d'autres gestionnaires du service
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir alerter sa hiérarchie et rendre compte de l'avancement des dossiers gérés
Respecter la confidentialité des données et des informations
Capacité d'autonomie et esprit d'initiative
Organisé-e et rigoureux-se
Bonne communication écrite et orale
Anglais : compréhension écrite et orale niveau B1 (selon le cadre européen commun de référence pour les langues)

Contexte de travail

L'assistant(e) en gestion administrative assurera, la gestion administrative et financière (70% de son temps) de l'IRL3189 et une partie de la gestion financière et administrative (30% de son temps) de l'IMAF, à la Maison Méditerranéenne des Sciences de l'Homme, à Aix en Provence.
L'IRL ESS « Environnement, Santé, Sociétés » a été créée en 2009. En 2022, l'effectif du laboratoire était de 75 statutaires. L'unité est organisée sur 4 Pôles & 5 sites géographiques. Elle mutualise les compétences au Sénégal de l'UCAD et de l'UGB, au Mali de l'USTBB, au Burkina Faso du CNRST et en France du CNRS. Le Comité de Direction de l'unité est compose du Directeur et du Directeur Adjoint, tous deux affectés à Dakar, ainsi que des Directeurs de Pôles, des responsables d'Equipes et de la Directrice Administrative et Financière. L'équipe administrative se
décompose ainsi pour les Pôles africains : une Directrice Administrative & Coordinatrice des programmes, une assistante à Dakar, une Assistante à Bamako et une à Ouagadougou. Le poste à pourvoir est celui d'Assistant-e du Pôle France.
La création en janvier 2014 de l'Institut des Mondes Africains (IMAF, UMR 8171) a permis de réunir la plus importante communauté scientifique SHS sur les mondes africains. L'IMAF a 161 membres (73 permanents, 2 émérites, 77 doctorants, 9 Post-Doctorants) et une quarantaine d'autres chercheurs. Il est placé sous l'autorité de six tutelles : le CNRS, l'IRD, l'EHESS, l'EPHE, l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et Aix-Marseille Université. Il est structuré en deux sites, Aubervilliers et Aix-en-Provence. L'assistant-e travaillera avec l'équipe administrative de l'IMAF, qui est
composée de 6 agents, et en étroite collaboration avec les trois gestionnaires de l'unité (1 Aix et 2 Aubervilliers).

Contraintes et risques

Des déplacements en Afrique et à Paris pour les réunions de travail sont à envisager

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