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Technicien en Gestion adminstrative et financière "H/F"


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Informations générales

Référence : UMR8104-KARLAN-005
Lieu de travail : PARIS 14
Date de publication : samedi 8 septembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1 647 et 1 737 euros bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de l'unité mixte de recherche, la (le) technicien(ne) en gestion administrative prend en charge la gestion administrative et financière des équipes et services placés sous sa responsabilité

Activités

Activités Principales:
- Saisir, engager, contrôler et réceptionner les commandes (engagement des commandes, imputation des dépenses, suivi des factures litigieuses, règlement des litiges avec les fournisseurs)
- Gérer les relations avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements des personnels (saisie des ordres de missions et des états de frais de déplacement, réservation des hôtels et des billets de transport)
- Établir les dossiers de stagiaires et en suivre l'exécution
- Suivre les contrats de recherches sur financements externes en lien étroit avec la DR
- Établir le suivi financier des crédits des équipes, établir des tableaux de bord nécessaires au suivi des crédits
- Centraliser les réceptions des livraisons et assurer leur redistribution après vérification
- Accueillir, informer et orienter les personnels dans leurs démarches administratives
- Travailler en lien avec les services administratifs des tutelles
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Gérer le courrier (réception, diffusion, affranchissement)
- Assurer l'expédition des colis de prélèvements biologiques

Activités Associées:
- Constituer, gérer et mettre à jour un fonds documentaire administratif
- Alimenter les bases de données selon les instructions reçues
- Classement et archivage

Compétences

Connaissances:
- Connaissances générales de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissances en gestion budgétaire
- Connaissances de la recherche publique, des EPST, universités
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et la navigation sur internet
- Anglais apprécié
- Maîtrise des logiciels de gestion dédiés (Safir) apprécié

Savoir-faire:
- Savoir organiser et prioriser son activité
- Savoir communiquer en interne et en externe
- Savoir rédiger un courrier administratif en respectant orthographe et syntaxe
- Savoir appliquer des dispositions réglementaires
- Informer et savoir rendre compte.
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir rechercher les informations

Aptitudes:
- Autonomie
- Sens de l'organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne
- Excellentes qualités relationnelles
- Respect de la confidentialité
- Ponctualité
- Adaptabilité des horaires en fonction de contraintes

Contexte de travail

L'Institut Cochin est un centre de recherche biomédical placé sous la co-tutelle administrative de l'Inserm, du CNRS et de l'Université Paris Descartes. L'Institut Cochin regroupe 38 équipes de recherche et 9 plateformes.
L'équipe Gestion est composée de 12 collaborateurs

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