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Gestionnaire administrative (h/f) laboratoire CERLIS - UMR 8070


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Informations générales

Référence : UMR8070-JULLAZ-001
Lieu de travail : PARIS 06
Date de publication : vendredi 17 juillet 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : à partir de 1 661,98 euros brut et selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

La mission principale du ou de la gestionnaire sera de renforcer l'équipe de gestion du Centre de Recherche sur les Liens Sociaux (CERLIS) UMR 8070 – Université de Paris) et d'assurer un soutien administratif, financier et RH à la direction de l'unité.

Le/a candidat recruté/e travaillera sous la responsabilité du Directeur de laboratoire et en collaboration avec la gestionnaire.

Les missions spécifiques seront d'enregistrer sur les logiciels de gestion disponibles une partie des activités de gestion administrative, financières (gestion des commandes et des déplacements) et de présentation de dossiers de recrutement des personnels contractuels et des stagiaires au sein du laboratoire.

Activités

- Procéder aux actes de gestion courante: demandes de devis, engagements des commandes, services faits, vérification des factures, traitement des réservations des déplacements et des hébergements, préparation des états de frais au retour des déplacements.
- Organiser des réunions et manifestations et gérer les aspects administratifs et logistiques : réservation de salles, de repas, de transport des invités aux séminaires organisés par le laboratoire.
- Vérifier les paiements effectués par les services facturiers centralisés (Université de Paris et CNRS), à destination des fournisseurs et des personnes parties en déplacement.
- Assurer l'interface entre le laboratoire et ses tutelles (l'Université de Paris, l'Université Sorbonne Nouvelle et le CNRS) sur les questions administratives. Assurer la circulation de l'information relative à la gestion auprès des membres du laboratoire.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation en matière d'administration et gestion financière.
- Transmettre aux membres du laboratoire les informations pratiques relatives aux évolutions du cadre réglementaire (procédures administratives, et financières, législation et procédures RH par exemple).
- Participer à la gestion administrative des personnels non-titulaires de la structure en instruisant des dossiers de recrutement de personnels contractuels et de stagiaires.
- Participer à des travaux relatifs à l'amélioration du fonctionnement administratif du laboratoire.
- Classer et archiver l'ensemble des pièces et justificatifs.
- Suivi et gestion des conventions (conventions de recherche, conventions de stage, etc.)
- Suivi et gestion des dossiers d'inscription (en doctorat notamment).
- Le/la gestionnaire pourra être amené(e) à effectuer ponctuellement des tâches de secrétariat ou d'aide à la logistique (Compte rendu du conseil de labo, courrier, recensements, mise à jour de bases de données …).

Compétences

- Connaissance générale de la comptabilité.
- Connaissance générale des règles relatives aux frais de déplacements professionnels.
- Connaissance générale de l'organisation des organismes publics (Université, CNRS).
- Connaissance d'un logiciel de gestion et pouvoir de se former aux logiciels spécifiques (GESLAB pour CNRS, SIFAC pour l'Université).
- Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word).

Compétences opérationnelles :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et selon des priorités au sein de l'équipe de gestion
- Respecter les délais.
- Respecter discrétion et neutralité.

Savoir être :

- Sens relationnel, savoir interagir avec les membres du laboratoire.
- Rigueur et fiabilité.
- Autonomie, initiative et réactivité.
- Sens du travail en équipe

Contexte de travail

Le CERLIS est un laboratoire de recherche en sciences humaines et sociales centré sur la question du lien social. Ses tutelles sont l'Université de Paris, l'Université Sorbonne Nouvelle et le CNRS (Unité Mixte de Recherche 8070). L'activité du laboratoire s'organise autour de quatre domaines de recherche :

Culture, Médias, Sociabilités ;
Éducation, Socialisation, Âge de la vie ;
Famille, Individualisation, Institutions ;
Travail, Classes, Styles de vie.

À ces quatre domaines, s'ajoutent deux axes transversaux :

Rapports de genre ;
Numérique.

Le Cerlis compte environ 50 membres permanents chercheurs ou enseignants-chercheurs, 6 ITA et 70 doctorants.
La personne recrutée exercera son activité au sein du laboratoire au 45 Rue des Saints Pères à Paris.

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