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Responsable administratif et financier H/F


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Informations générales

Référence : UMR8066-JEACHA-001
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : mercredi 24 juin 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1400-1800
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines de l'Institut d'histoire moderne et contemporaine. Gestion administrative et d'aide au pilotage au sein de l'IHMC.

Activités

Activités principales : gestion de l'unité de recherche dans ses différents aspects.

o Aide au pilotage : suivi de la mise en œuvre du contrat quinquennal de l'unité, en relation avec les autorités de tutelle, principalement Paris 1, mais aussi le CNRS et l'ENS ; gestion de projets (LabEx, BQR...).

o Administration : organisation des réunions des conseils de laboratoire, assemblées générales et des commissions ad hoc, rédaction et diffusion des comptes rendu ; encadrement hiérarchique et fonctionnel d'un agent de catégorie A ; élaboration du planning des séminaires, colloques et journées d'études ; réponses aux enquêtes de la HCERES et de l'ANR ; réponses aux enquêtes et autres demandes de statistiques émanant de la Commission
Recherche.

o Finances : élaboration du budget prévisionnel, de sa mise à jour et de son compte rendu ; préparation et suivi du budget récurrent et de l'ensemble des financements ; suivi de l'exécution budgétaire ; suivi et traitement des ordres de mission, des bons de commandes et des reportings :
• saisine des ordres de mission et bons de commande sur Sifac ;
• extraction des reportings, nécessaires pour la création d'un budget réel parallèle au budget prévisionnel ;
• mise en place de l'archivage numérique des ordres de mission et bons de
commande ;

o Valorisation : aide au montage de projets ANR, européens, BQR, LabEx (Hastec) et contrats de recherche ; vérification des contrats de vacation de recherche et de bibliothèque, et élaboration des états liquidatifs ; gestion des conventions avec des partenaires privés et publics ;

Compétences

Connaissance de l'environnement règlementaire et du fonctionnement des établissements
d'enseignement supérieur ainsi que des organismes de recherche.
- Capacité à organiser son travail, à établir des priorités.
- Capacité à élaborer des documents à caractère informatif destinés aux étudiants et aux enseignants.
- Utilisation experte des logiciels de bureautique (Word, Excel, Mozilla Thunderbird, Mozilla Firefox) et
des applications informatiques (Apogée, Sifac, Typo 3, SPIP, Hyperplanning).
- Capacité de mise en œuvre et la gestion de projets.
- Management d'équipes de projets.
- Capacité d'élaboration une stratégie commerciale.
- Esprit d'initiative, une grande autonomie.
- Savoir rendre compte de son activité.
- Capacité à respecter des délais.
- Maitrise des techniques d'accueil.
- Capacité à analyser et à traiter rapidement (souvent dans l'urgence) les demandes.
- Capacité à collecter les informations et à les communiquer
- capacités à mettre en oeuvre les consignes données

Contexte de travail

L'Institut d'histoire moderne et contemporaine (IHMC), UMR 8066, est l'une des principales unités de recherche en France dans le champ de l'histoire moderne et contemporaine. Placé sous la tutelle conjointe du CNRS, de l'École normale supérieure et de l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, il est localisé à Paris et implanté sur six sites (1 à l'ENS, 2 à la Sorbonne, 1 au Centre Malher, 1 rue Du Four, 1 à la BNF).
L'IHMC a pour vocation d'étudier dans le temps long les processus historiques qui ont construit depuis le xve siècle le monde actuel. Les périodes moderne et contemporaine y sont envisagées comme un cycle historique d'ensemble, celui de la modernité, caractérisé en particulier par l'intensification des circulations et des échanges et un élargissement constant des espaces reliés, en Europe et hors d'Europe.
Par sa taille (52 titulaires), par la diversité et l'étendue de ses domaines de recherche, par son rôle d'unité de service et enfin par ses liens avec l'ensemble de la communauté des historiens en France et à l'étranger, l'IHMC représente une référence majeure pour la discipline de l'histoire au plan national et international.
L'IHMC est enfin un laboratoire d'accueil pour lune petite centaine d'étudiants en préparation de thèse inscrits à l'École d'histoire de Paris 1 Panthéon-Sorbonne (ED 113) ou à l' École doctorale transdisciplinaire lettres/sciences de l'École normale supérieure (ED 540).

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