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Assistant en gestion financière (H/F)


Date Limite Candidature : vendredi 9 décembre 2022

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Informations générales

Référence : UMR7635-ELIMAS2-001
Lieu de travail : SOPHIA ANTIPOLIS
Date de publication : vendredi 18 novembre 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 17 novembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 2066.76€ à 2203.85€ pour une expérience inférieure à 5 ans
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant (H/F) en gestion financière-comptable réalise l'ensemble des activités administratives, financières et comptables qui relèvent de deux tutelles de l'unité : CNRS et l'Ecole des Mines de Paris, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables aux EPST.

Activités

Activité 1 : Gestion financière-comptable
-Assurer la gestion des crédits CNRS, aussi bien la dotation de l'Etat, que les ressources propres, et des crédits de l'Ecole des Mines de Paris en collaboration avec la directrice administrative
-Assurer l'exécution et le suivi des dépenses et des recettes CNRS et Ecole des Mines : engagement des commandes sous Geslab et SIREPA, gestion de la carte achat sous NOUBA, constatation du service fait, suivi du paiement des factures sous DMF, suivi de la création des fournisseurs sous RESEDA, suivi des immobilisations sous Geslab et File MakerPro, gestion des missions CNRS sous RYDOO en collaboration avec la directrice administrative ;
-Contrôler la conformité des documents comptables et financières : devis, factures, bons de livraison, états de frais, rapports scientifiques, produire les justifications financières des ressources contractuelles de l'unité sous WEBCONTRAT (Agence
Nationale de la Recherche, industriels) ;
-Rédaction et suivi des demandes d'autorisation de missions des agents CNRS dans des pays à risque auprès du Fonctionnaire de Sécurité Défense de la Direction de la sûreté du CNRS ;
-Rédaction des notes de service pour les dépenses et missions CNRS ;
-Elaborer des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité ;
-Produire des bilans comptables et financiers pour les manifestations organisées par l'unité (colloques) ;
-Suivre l'évolution des règles et procédures financières et comptables pour leur mise en œuvre et leur diffusion au sein de l'unité ;
-Classer et archiver l'ensemble des pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.

Activité 2 : Gestion des ressources humaines
-Etablir les conventions de stage, assurer le suivi du versement des gratifications en lien avec les Services Ressources Humaines des tutelles, établir les attestations mensuelles de présence (20 dossiers par an) ;
-Constitution et dépôt des dossiers de demandes et de renouvellement de titres de séjour pour les étudiants, doctorants et post-doctorants étrangers hors UE (40 dossiers par an), informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants
-Assurer la gestion de recrutements CDD des agents CNRS sous CANOPE, en lien avec le Service des Ressources Humaines de la DR 20 ;
-Assurer la gestion des cartes restauration des agents CNRS sous la plateforme RESTAURATION (création de demandes, information des agents, distribution des cartes et des tickets repas) ;
-En tant que gestionnaire AGATE, assurer l'information des agents CNRS concernant les demandes de télétravail, le Compte épargne temps, le Compte personnel de formation, les demandes ASA garde enfants).

Activité 3 : Correspondant formation de l'unité
-Rédiger le « Plan de formation de l'unité » ;
-Assurer la diffusion des offres de formation de la DR 20 à l'ensemble du personnel de l'unité, assurer le suivi de signatures de demandes de formation du personnel reçues sous SYGEFOR et People Ask ;
-Participer aux réunions du réseau des Correspondants de formation des unités rattachées à la DR 20.
-Gestion de RESEDA Personnels (mise à jour de la base des personnels)

Compétences

Savoirs / connaissances :
-Connaissance générale du droit, de la comptabilité et de la réglementation budgétaire
-Connaissance générale de la gestion financière
-Connaissance générale de la gestion publique
-Connaissance des règles de droit public, du fonctionnement et du rôle des établissements publics
-Connaissance des statuts des EPST [Etablissement Public à caractère Scientifique et Technologique], EPA [Etablissement Public à caractère Administratif], EPSCP [Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel]

Savoir-faire :
-Maîtriser les techniques de la comptabilité générale et budgétaires, et de la gestion financière
-Savoir analyser les données comptables, budgétaires et financières courantes
-Savoir piloter ses activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)
-Capacités rédactionnelles
-Savoir utiliser des logiciels financiers et comptables
-Capacité d'adaptation aux contraintes de la recherche (variété des interlocuteurs, réactivité, ...)
-Capacité à expliquer et retranscrire les règles de la comptabilité générale, publique
-Maitriser les outils bureautiques (word, excel, ...)
-Anglais : compréhension écrite et orale niveau B1 ; expression écrite et orale niveau B1

Savoirs-être :
-Capacités d'organisation
-Rigueur et méthodologie
-Savoir planifier ses activités et gérer les priorités
-Être autonome tout en sachant alerter et rendre compte de son activité à sa hiérarchie
-Sens du relationnel et du travail en équipe

Contexte de travail

L'unité CEMEF UMR 7635 est sous la tutelle du CNRS et de MINES Paris PSL. Le laboratoire compte 150 personnes dont une soixantaine de permanents. Les thématiques sont dans le domaine de la science des matériaux. Il se situe à Sophia Antipolis en région SUD. Le poste d'assistant en gestion financière-comptable (H/F) fait partie de la cellule administrative composée de trois personnes et placée sous la responsabilité de la directrice administrative de l'unité.

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