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H/F Assistant(e) en gestion administrative


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Informations générales

Référence : UMR7326-FRELEP-039
Lieu de travail : MARSEILLE 13
Date de publication : mercredi 20 novembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1970 et 2411 brut mensuelle selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Coordonner et/ou réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines

Activités

•Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses sur l'ensemble d'un domaine de la gestion financière et/ou comptable
•Contrôler la conformité des conventions
•Contribuer à l'élaboration du budget et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses
•Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions de recherche
•Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement
•Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
•Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)
•Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)
•Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
•Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
•Établir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
•Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
•Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire
•Intervenir dans la mise en œuvre de la politique d'achat
•Animer et encadrer une équipe au sein d'une direction ou d'un service d'une direction centrale ou d'une structure opérationnelle de recherche
•Justifier les contrats en collaboration avec les services Partenariat et Valorisation du CNRS

Compétences

•Analyser les données comptables et financières
•Appliquer des règles financières
•Assurer le suivi des dépenses et des recettes
•Exécuter la dépense et la recette
•Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
•Encadrer / Animer une équipe
•Gestion des groupes et des conflits
•Techniques d'élaboration de documents
•Connaissances budgétaires générales à approfondies
•Finances publiques
•Techniques de communication
•Connaissance générale des ressources humaines
•Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
•Maitrise de l'outil de gestion financière et le la GBCP
•Savoir rendre compte
•Communiquer et faire preuve de pédagogie
•Mettre en œuvre des procédures et des règles administratives et financières
•Travailler en équipe
•Connaitre les logiciels spécifiques à l'activité dans les laboratoires CNRS et AMU (Geslab, Sifac, Reseda etc.) serait un plus
•Mettre en œuvre une démarche qualité

Contexte de travail

Le LAM (www.lam.fr) est une unité mixte de recherche sous tutelle d'Aix-Marseille Université (AMU), du CNRS/INSU et du CNES. Le LAM est aujourd'hui un laboratoire à la pointe de la recherche grâce à ses 70 chercheurs. Ce laboratoire de près de 200 personnes, dont près de la moitié du personnel sont des ingénieurs et techniciens (ITAs) possède une capacité importante de développements instrumentaux sols ou spatiaux. Le laboratoire abrite deux plateformes technologiques, POLARIS et SPATIAL.
Le service administratif du LAM est composé de pôles (Achat/missions - Ressources humaines - Budget/contrat). Il est doté de personnels AMU et CNRS mixtes. L'activité du service est organisée autour d'un logiciel interne de gestion de tickets permettant la traçabilité des demandes et en termes de management, le suivi des flux et du taux d'occupation des agents du service.
Le service administratif est composé de 10 agents. Il est en lien avec les responsables de projets scientifiques et techniques, les chefs de service et d'équipes et plus généralement l'ensemble des personnels du laboratoires.

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