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Portail > Offres > Offre UMR7302-MARAUR1-005 - Assistant-Ingénieur en gestion administrative H/F

Assistant-Ingénieur en gestion administrative H/F


Date Limite Candidature : lundi 28 juin 2021

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Informations générales

Référence : UMR7302-MARAUR1-005
Lieu de travail : POITIERS
Date de publication : lundi 7 juin 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1930,85 euros et 2168,94 euros (selon expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 5 à 10 années

Missions

Au CNRS, dans le laboratoire du CESCM, ce contrat d'AI s'inscrit dans le projet ERC starting grant n°948390 GRAPH-EAST qui porte sur les inscriptions et graffitis en alphabet latin de la Méditerranée orientale du VIIe au XVIe siècle.
L'agent sera responsable de la coordination de la gestion opérationnelle, administrative, financière et des ressources humaines du projet, en suivant les règles de l'ERC, ainsi que des activités de communication interne et externe, en collaboration constante avec la chercheuse principale et toute l'équipe GRAPH-EAST.

Activités

*Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein du projet
*Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
*Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
*Coordonner les aspects logistiques du projet, et organiser des événements liés au projet, tels que des séminaires, des ateliers et des conférences.
*Gérer le calendrier du projet et le planning/agenda des voyages/réunions.
*Assister le chercheur principal dans la planification et le suivi des budgets du projet en étroite collaboration avec les services du CNRS au CESCM, au SPVR et à la DR8, afin de garantir que toutes les dépenses et procédures relatives aux contrats sont traitées efficacement et selon les règles de l'ERC
*Utiliser les logiciels du CNRS pour les différentes activités
*Assurer le processus de justification du projet
*Concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour le fonctionnement du projet
*Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services du CESCM et les partenaires extérieurs
*Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du projet
*Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion et comptable des dépenses et/ou recettes de l'établissement ou de la structure opérationnelle de recherche
*Gérer avec la chercheuse principale le carnet Hypothèses
*Assister la chercheuse principale et son équipe dans les activités de diffusion (par exemple, blogs, bulletin d'information, contenu pour la page d'accueil, contacts avec les médias).
*Maintenir la communication interne et externe (par exemple avec le CNRS, l'Université de Poitiers, l'ERC et les collaborateurs étrangers).
*Maintenir l'activité des médias sociaux liée au projet.
*Gérer l'organisation des images/données dans le ShareDocs du projet, suivant le temps restant.

Compétences

Le/la candidat(e) retenu(e) devra montrer de la rigueur et de l'autonomie, être bien organisé(e), méticuleux(se) et savoir travailler avec des tableurs, des systèmes administratifs et financiers basés sur le web, ainsi qu'avec une variété de médias numériques et sociaux.
Il/elle sera capable de travailler de sa propre initiative et au sein de l'équipe, en gérant lui-même une charge de travail variée avec des priorités concurrentes, de gérer calmement des situations difficiles ou sous pression et de hiérarchiser sa propre charge de travail pour respecter les délais, avec la flexibilité de réorganiser sa charge de travail à court terme pour s'adapter à tout changement de priorités au sein de l'équipe.
La capacité à interagir positivement et à communiquer efficacement avec les membres de l'équipe de recherche ainsi qu'avec les collègues du CESCM, tout en s'engageant à fournir un service de qualité, est essentielle.
La réactivité, le dynamisme, la capacité à travailler en équipe et dans un contexte interdisciplinaire et international sont attendus.
Une expérience dans l'administration de projets financés par l'Europe serait souhaitable.

Compétences organisationnelles et administratives démontrées.
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière collégiale et solidaire avec le département, le corps professoral et le personnel.
- Excellentes aptitudes à établir des priorités, fortes capacités d'analyse, de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Bonnes aptitudes à communiquer en anglais.
- Capacité avérée à gérer de multiples tâches dans des délais serrés et simultanés, avec des interruptions fréquentes.
- Maîtrise des applications MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et d'Internet.
- Expérience des systèmes électroniques de gestion des subventions.
- Expérience dans le domaine des relations publiques et de la communication.
- Expérience dans l'utilisation des médias sociaux.
- Expérience de la gestion financière et de la planification budgétaire.

Contexte de travail

Le CESCM est une Unité Mixte de Recherche relevant de l'Université de Poitiers et du CNRS, conventionnée avec le Ministère de la Culture et de la Communication. Le laboratoire est reconnu internationalement dans le domaine de l'épigraphie médiévale qu'il développe depuis 50 ans à travers une triple activité : édition, enseignement et recherche.
Le/la candidat.e travaillera sous la responsabilité de la chercheuse principale de GRAPH-EAST et du responsable administratif du CESCM. Il/elle travaillera également en collaboration avec les autres membres de l'équipe GRAPH-EAST, l'équipe administration-gestion de l'UMR, la DR8, le SPVR de l'Université de Poitiers, les instances du European Research Council et les collaborateurs français et étrangers du projet.

Informations complémentaires

Le contrat est éventuellement renouvelable.

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