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Assistant en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR7288-FAUKUR-008
Lieu de travail : MARSEILLE 09
Date de publication : lundi 7 septembre 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1970,55€ à 2411,75€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant-e en gestion administrative réalise des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines au sein de l'IBDM.

Activités

-Assurer et superviser la réalisation des actes administratifs et d Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
Coordonner les aspects logistiques de la structure
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Compétences

Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de l'unité (UMR7288 IBDM).
Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Contexte de travail

L'activité s'exerce au sein du service administratif et financier de l'IBDM comprenant 10 personnes.
L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur d'unité et encadré par la responsable du service administratif et financier. Il/elle sera au contact direct des chercheurs et des différents interlocuteurs.

L'IBDM situé sur le Campus de Luminy, comprend environ 240 personnes titulaires Chercheurs, Enseignants-Chercheurs, Ingénieurs et Techniciens et non permanents CDD, Post doc, Doctorants, stagiaires répartis sur 21 équipes de recherches et 11 plateaux techniques et services. L'IBDM est une unité mixte CNRS-AMU dont le budget annuel est de 8.3M d'euros.

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