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Assistant de direction pour le projet Euclid (H/F)


Date Limite Candidature : mercredi 27 octobre 2021

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Informations générales

Référence : UMR7095-SIMBER-001
Lieu de travail : PARIS 14
Date de publication : mercredi 6 octobre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1 980€ et 2 230€ brut mensuel selon le niveau de qualification et d'expérience professionnelle
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant.e de projet travaillera directement et prioritairement auprès du responsable du consortium, l'Euclid Consortium Lead (ECL) et de son équipe de soutien à l'IAP au sein de laquelle il ou elle assistera la cheffe de projet locale pour la gestion financière du projet, la responsable COM Euclid-France dans l'organisation de ses activités ainsi que l'ensemble des membres de l'équipe, soit environ 20 personnes, pour les activités décrites ci-après.
Il ou elle travaillera secondairement auprès du responsable des finances de l'IAP pour des activités de gestion des crédits issus du CNES.

Activités

Les activités attendues comprennent,
• L'organisation des déplacements des chercheurs et des ingénieurs impliqués dans le projet (réservation de billets, hébergement, …)
• La réalisation des opérations d'engagement et de liquidation des commandes d'achat (saisie des services faits, suivi des factures et des immobilisations) et des missions (ordres de mission et états de frais), en utilisant le logiciel de gestion du CNRS (Geslab)
• La collecte, le contrôle et l'archivage des pièces justificatives d'opérations financières
• L'établissement des états financiers nécessaires au suivi du budget
• L'instruction des demandes d'engagements des personnels temporaires recrutés pour le projet
• La participation à l'organisation de réunions et de colloques nationaux et internationaux
• La coordination des aspects logistiques : salle de réunion, matériels, petites fournitures, accueil des participants…

Compétences

• Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative (niveau BTS ou expérience équivalente requis)
• Notion de base en gestion financière et comptable
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Excel, Word)
• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires et les procédures internes d'organisation
• Savoir s'adapter à la réglementation et aux procédures spécifiques au domaine de gestion
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
• Maîtriser les techniques de communication orales et écrites
• Connaître l'anglais écrit et oral pour communiquer au sein du projet
• Savoir planifier les activités et tenir les échéances
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
• Savoir faire preuve de discrétion professionnelle, de fiabilité et de rigueur
• Etre autonome tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie

Contexte de travail

Le travail proposé se fera au sein de l'Institut d'Astrophysique de Paris en étroite collaboration avec les responsables de l'équipe Euclid et du service financier du laboratoire et en lien avec le responsable projet Euclid au CNES à Toulouse.

L'Institut d'Astrophysique de Paris (IAP, www.iap.fr) est un observatoire des sciences de l'univers, unité mixte de recherche CNRS-Sorbonne Université. Il accueille environ 140 personnes dont une soixantaine de chercheurs et enseignants chercheurs permanents, une vingtaine de personnels techniques et administratifs permanents et de nombreux visiteurs. L'institut est fortement impliqué dans de grandes collaborations internationales.
L'IAP est en particulier fortement engagé dans le projet Euclid, une mission spatiale de l'ESA destinée à la caractérisation de l'énergie noire et dont le lancement est prévu en 2022. Euclid est une mission d'envergure internationale qui rassemble plus de 1500 collaborateurs -- chercheurs, ingénieurs et techniciens -- dans plus de 200 laboratoires répartis sur une quinzaine de pays. L'IAP a la responsabilité scientifique de la mission et à ce titre héberge le responsable du consortium Euclid, l'Euclid Consortium Lead (ECL). L'IAP a aussi des responsabilités au sein du segment sol scientifique, en charge du développement de la chaîne de traitement et de la simulation des images du canal visible, et soutient une importante activité de recherche préparatoire à cette mission.

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