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Assistant/e de direction et gestionnaire de laboratoire H/F


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Informations générales

Référence : UMR6286-BEROFF0-003
Lieu de travail : NANTES
Date de publication : mardi 30 juin 2020
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 juillet 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1 629 et 1 880 EUR bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Poste temps plein partagé à 50% entre les laboratoires UFIP (Unité Fonctionnalité et Ingéniérie des Protéines, UMR 6286) et LPG (Laboratoire de Planétologie et Géodynamique, UMR 6112) localisés sur le campus de l'UFR des Sciences et des Techniques de l'Université de Nantes.

– UFIP –
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un laboratoire de recherche et de réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels du CNRS et de l'Université de Nantes. En particulier, il s'agira d'assurer des travaux de secrétariat et d'assistance à la direction du laboratoire, de soutien à la gestion administrative et financière pour le compte des deux tutelles administratives (CNRS et université), d'apporter un soutien logistique aux membres du service.

– LPG –
Réaliser les actes de gestion administrative propres à l'Université de Nantes, dans le respect des techniques, des règes et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable.

Activités

– UFIP –
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocu- teurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du laboratoire, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.

– LPG –
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure
- Enregistrer les données budgétaires
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi

Compétences

Compétences opérationnelles communes aux deux laboratoires
- Polyvalence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Maîtriser les outils bureautiques et être capable de s'adapter et de se former aux logiciels spécifiques internes

– UFIP –
Connaissances
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Compétences opérationnelles
- Prise de notes lors de réunions et réalisation de compte-rendus

– LPG –
Connaissances
- Règles et techniques de la comptabilité
- Systèmes d'information budgétaires et financiers

Compétences opérationnelles
- Appliquer des règles financières
- Assurer l'exécution et le suivi et l'exdes dépenses et des recettes
- Utiliser les logiciels spécifiques à la gestion financière et comptable

Contexte de travail

L'unité de recherche UFIP de l'université de Nantes est située sur le campus Sciences dit Michelet à Nantes. L'unité conduit des travaux de recherche en biochimie et biotechnologies. Elle a pour tutelle scientifique et administrative l'université de Nantes et le CNRS. Elle est organisée en 5 équipes de recherche et est composé d'une cinquantaine de membres comprenant des chercheurs et personnels techniques du CNRS comme des personnels enseignant-chercheurs et techniques de l'université de Nantes.

Contraintes et risques

Les laboratoires UFIP et LPG sont localisés dans deux bâtiments différents du campus Sciences et Techniques de l'Université de Nantes. L'agent dispose d'un bureau dans chacun de ces bâtiments.

En mode nominal, chaque mi-temps est partagé par demi-journées entre chaque laboratoire toute au long de la semaine, le jeudi après-midi étant réservé à l'UFIP (conseils de laboratoire).

– UFIP –
La personne recrutée travaillera dans un bureau situé à proximité de laboratoires de chimie et de biochimie. Elle ne sera pas directement exposée aux risques chimiques et biologiques mais partagera les couloirs y menant.
Ponctuellement, horaires étendues ou décalées pour soutien logistique lors de manifestation organisée par le laboratoire

– LPG –
Le poste concerne la gestion financière et comptable des ressources attribuées ou gérées par l'Université de Nantes.

Informations complémentaires

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

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