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Technicien-ne en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR6174-JEACAR-006
Lieu de travail : BESANCON
Date de publication : mardi 10 juillet 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 10 septembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1700 et 1800 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Assistante de direction du département MN2S de l'Institut FEMTO-ST
1. Gestion administrative et secrétariat scientifique du département MN2S de FEMTO-ST
2. Gestion des dossiers des personnels du département MN2S
3. Gestion/suivi des bases de données du département/laboratoire
4. Chargé de relever les indicateurs d'activité du département (recensement des personnels invités,
visites...)
5. Suivi communication (Mini-sites)
6. Assistante du directeur du département (gestion des messages, planning)

Activités

Missions administratives générales
- Réalisation des comptes rendus des réunions du départements : comité de direction, Assemblée Générale.
- Suivi des publications et renseignement de la base de données interne du département (Publiweb)
- Rédaction des courriers/attestations du département
- Relecture et corrections des dossiers importants
- Suivi d'actualisation des mini-sites web du département MN2S
- Gestion des fournitures : collecte des demandes, gestion des stocks, commandes avec la gestionnaire financière du département.

Ressources humaines
- Préparation des dossiers d'embauche et transmission des demandes de recrutement au service RH concerné.
- Mise à jour des bases RH du laboratoire ;
- Accueil des nouveaux entrants (procédures et démarches administratives) ;
- Suivi administratif des personnels (intégralité des membres de MN2S (env.154 pers).

Compétences

- Excellent relationnel
- Rigueur et organisation des taches prioritaires
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Contexte de travail

L'institut FEMTO-ST (Franche-Comté Electronique Mécanique
Thermique et Optique – Sciences et Technologies, UMR 6174),
est une unité mixte de recherche, placé sous la quadruple tutelle de l'Université de Franche-Comté (UFC), du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS), de l'École Nationale Supérieure de Mécanique et des Microtechniques (ENSMM) et de l'Université de Technologie Belfort Montbéliard (UTBM).
Il compte aujourd'hui plus de 700 membres, départements scientifiques, services communs et direction confondus et est divisé en sept départements.
Le département MN2S mène des recherches pluridisciplinaires dans les domaines des microsystèmes, des nanosciences et des nanotechnologies. Il rassemble près de 100 personnels, dont un cinquantaine sont permanents. Il accueille environ 25 doctorants et est structuré en 5 groupes de recherche.

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