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Chargé d'accueil et de gestion administrative H/F


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Informations générales

Référence : UMR6174-CELCHI-014
Lieu de travail : BESANCON
Date de publication : mercredi 15 mai 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1500 € bruts mensuels
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Accueil physique et téléphonique du public
Renseignement et orientation du public
Gestion et affichage d'informations / appui à la recherche
Tâches de gestion administrative

Activités

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone
- Gérer un standard
- Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier
- Contrôler l'accès au bâtiment TEMIS, la circulation des personnes et le fonctionnement des installations techniques, spécialisées
- Apporter un soutien logistique aux chercheurs
- Vérifier le planning des locaux
- Faire appliquer les consignes données
Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du laboratoire
Gestion et affichage d'informations / appui à la recherche
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein du bâtiment
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Etre ponctuellement en appui pour l'organisation des déplacements professionnels des personnels recherche du bâtiment TEMIS
Tâches de gestion administrative
- Ordres de missions, états de frais, autres tâches courantes sur les applications de gestion financière
- Appui à la gestion RH ponctuellement

Compétences

- Appliquer les normes, procédures et règles (application)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion)
- Travailler en équipe (application)
- Parler français et anglais
- Savoir planifier et respecter des délais (maîtrise)
- Savoir utiliser les équipements de sécurité (maîtrise)
- Accueillir et prendre des messages (application)
- Méthodologie de la logistique (notion de base)
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
- Matériels d'alarme et de surveillance (notion de base)
- Contraintes liées aux immeubles (notion de base)
- Environnement et réseaux professionnels (notion de base)

Contexte de travail

Le bâtiment TEMIS SCIENCES d'une superficie de 5 300 m2 héberge la direction et deux départements de l'institut FEMTO-ST. Cela représente 220 personnes qui y exercent leur activité de recherche ou d'accompagnement de la recherche.
L'agent sera placé sous la responsabilité du secrétaire général du laboratoire.
Pas d'encadrement.

Contraintes et risques

Horaires non flexibles

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