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Chargé(e) d'accueil et gestion administrative du personnel (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR5506-CECLUK-009
Lieu de travail : MONTPELLIER
Date de publication : mardi 10 juillet 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 10 mois
Date d'embauche prévue : 20 août 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1519 euros brut mensuel
Niveau d'études souhaité : Bepc
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Accueil du Laboratoire et gestion administrative du personnel

Activités

1/ Accueil du Laboratoire
- Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone
- Gérer le standard
- Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier et des colis
- Gestion des salles de réunion : planning, mise en place des visio-conférences, vigilance en fin de journée pour la fermeture des accès (portes / fenêtres) et extinction des matériels audio-vidéo et des lumières dans les salles de réunion. Gestion de la salle des photocopieurs du bât. 4 (réapprovisionnement des consommables et opérations de maintenance de 1er niveau sur les machines (bourrage papier, blocage).
- Gestion des fournitures de bureau et papeterie du laboratoire : gestion des stocks, études de marché et réapprovisionnement
- Mise à jour de la signalétique (boites aux lettres, panneaux d'affichage)

2/ Gestion administrative des personnels
- Compte tenu de la sensibilité du laboratoire (Etablissement à Régime Restrictif en cours), gérer les demandes d'accès au laboratoire pour les personnels étrangers hors Union Européenne et suivi sur un tableau de bord (environ 150 demandes par an).
- Gérer les dossiers de convention de stage et gratifications des stagiaires accueillis au LIRMM (environ 160 stagiaires par an) : Collecter les documents, accompagnement administratif des stagiaires, suivi du circuit administratif des signatures et suivi sur un tableau de bord. Veiller au respect de la réglementation et à sa mise en œuvre.
- Accueil des nouveaux entrants : collecte des documents, ouverture des comptes informatiques
- Gestion des demandes de CMS : compiler les documents permettant de transmettre les demandes de badges et d'accès au bâtiment au GUICHET UNIQUE
- Procéder aux demandes d'autorisation de restaurations pour les ayants droits.
- Transmettre les demandes de remboursement de transport aux services concernés.
- Mise à jour des bases de données des Systèmes d'Informations LIRMM et de nos tutelles (RESEDA pour le CNRS) pour les personnels du laboratoire, vérifier la cohérence des données.
- Gestion des demandes d'autorisation de travail en horaire décalé : réception des demandes, visa de la direction du laboratoire et transmission à l'UM.

Compétences

Sens du relationnel et du service
Bonnes capacités organisationnelles, gestion des priorités, réactivité
Travail en équipe et capacité à transmettre les informations importantes et urgentes
Bonne expression orale, ponctualité, réactivité, rigueur et dynamisme
Une connaissance de base en anglais serait un plus.

Contexte de travail

Le LIRMM (Laboratoire d'Informatique, de Robotique et de Microélectronique de Montpellier) est une UMR CNRS et Université de Montpellier composée de plus de 420 personnels permanents et non-permanents localisés sur 2 bâtiments d'un même campus. L'agent(e) d'accueil sera affecté(e) au service Secrétariats et Gestion du Personnel composé de 7 personnel, et sera placé(e) sous la responsabilité de la responsable de ce service. De par ses fonctions, il/elle interagira avec l'ensemble des membres du Laboratoire.

Contraintes et risques

- Capacité à travailler dans un environnement vivant dans lequel l'agent peut être en contact avec différents interlocuteurs en parallèle et travailler avec une grande capacité de concentration.
- Contraintes sur les horaires et les congés pour assurer la continuité de service et la présence à l'accueil durant les heures d'ouverture du laboratoire (Heure de début de service : 8h00 du lundi au vendredi).

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