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Assistant-e en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR5297-MELDES0-002
Lieu de travail : BORDEAUX
Date de publication : jeudi 28 juin 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 15 septembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1913 € et 2030 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant-e en gestion administrative assiste le directeur de l'unité dans la gestion administrative et RH de l'Institut et occupe des
fonctions d'assistance de direction

Activités

- Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au
sein d'une structure ou d'un projet
- Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de
gestion administrative
- Assister le directeur de l'unité dans la gestion de ses activités et projets en français et en anglais (missions, réunions,
visiteurs)
- Organiser et coordonner pour le directeur de l'unité, la transmission et la rédaction des informations du service
- Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
- Coordonner les aspects logistiques de la structure

Compétences

- Savoir gérer un flux important d'informations.
- Etre autonome dans la gestion et le suivi des dossiers.
- Assurer une parfaite confidentialité des informations traitées.
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences.
- Savoir informer et rendre compte.
- Etre capable de rechercher l'information et la vérifier.
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse.
- Avoir des qualités relationnelles et avoir le sens du travail en équipe.
- Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative, de la réglementation et des procédures de gestion du service.
- Comprendre l'anglais et savoir s'exprimer dans cette langue (niveau B1 - cadre européen commun de référence pour les langues).
- Maitriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint et Outlook).
- Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage.
- Etre force de proposition pour faciliter le fonctionnement de la direction.

Contexte de travail

L'assistant-e en gestion administrative travaillera au sein du Pôle Administratif de l'UMR 5297 sous la responsabilité du secrétaire général et du directeur d'unité.

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