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(H/F) Ingénieur(e) en management de projet scientifique pour Athena X-IFU


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Informations générales

Référence : UMR5277-EMIDUP-028
Lieu de travail : TOULOUSE
Date de publication : mercredi 30 mai 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1915 et 2300 € bruts par mois en fonction du diplôme et expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

X-IFU pour X-ray Integral Field Unit sera embarqué sur le prochain grand observatoire en rayons X de l'agence spatiale européenne appelé Athena. X-IFU permettra d'étudier les grandes étapes de l'évolution de l'Univers, mais aussi les objets exotiques que sont les trous noirs. Il s'agit d'un spectromètre X de très haute précision. Il sera développé sous la maîtrise d'oeuvre du Centre National d'Etudes Spatiales de Toulouse par un consortium international regroupant plusieurs centaines de chercheurs, ingénieurs et techniciens, de neufs pays européens, des états-unis et du Japon. Athena sera lancé au début des années 30. Le consortium international en charge du développement du X-IFU est piloté par le responsable scientifique de l'IRAP Toulouse (PI) alors que le projet X-IFU est dirigé par un chef de projet (CdP) du CNES Toulouse. Le PI et le CdP s'appuie sur différentes structures de management et de conseil. Le Consortium X-IFU compte aujourd'hui plus de 200 membres, et ce chiffre devrait aller jusqu'à 400, plus proche du lancement.

Les missions à effectuer par l'assistant(e) ont un volet administratif et un volet animation du Consortium X-IFU.

Activités

Missions en support du responsable scientifique :
• Organiser la réunion du consortium sur une base semestrielle. La réunion dure une semaine et se déroule chez les partenaires du consortium en Europe, au Japon et aux États-Unis, et de temps en temps à Toulouse. La participation variera de 150 à 200 participants (elle sera probablement de 300 à 400 plus près du lancement). L'organisation comprend l'invitation des participants, la gestion des listes des participants, la circulation de l'ordre du jour des sessions plénières, l'organisation du « social event » en coordination avec le comité local d'organisation, la distribution et l'archivage de tout ce qui est produit en support à la réunion du Consortium.
• Aider le comité local d'organisation si besoin (par exemple pour trouver des locaux pour accueillir les réunions du consortium).
• Organiser les réunions parallèles durant la semaine X-IFU et qui sont coordonnées par les membres de l'équipe IRAP.
• Gérer les listes de diffusion placées sous la responsabilité des membres de l'équipe IRAP, à partir de la base de données du consortium X-IFU (gérée actuellement sous Filemaker). Une dizaine de listes de diffusion différentes doit être gérée.
• Aider l'équipe IRAP dans la planification des missions en France et à l'étranger et fournir au besoin tout soutien administratif nécessaire avec le ou la gestionnaire IRAP. L'équipe IRAP voyage très souvent, typiquement quelques fois par semaine, partout dans le monde. L'optimisation des déplacements en termes de vols, d'hôtels, etc. est une nécessité.
• L'équipe IRAP X-IFU coordonne plusieurs groupes à l'intérieur du Consortium (équipe scientifique X-IFU, équipe d'étalonnage X-IFU, équipe de management du X-IFU Instrument Science Center, consortium Board, équipe de management du consortium). Un soutien à l'organisation des réunions de ces groupes devra être fourni.
• Gestion et mise à jour de la base de données du Consortium et de l'annuaire X-IFU. Ceci inclut le maintien des données personnelles collectées de tous les membres du consortium, la demande des rapports d'activité, la préparation de leur évaluation.
• Faire l'interface entre l'équipe IRAP et le consortium dans son ensemble.
• Aider le gestionnaire de documentation du Consortium dans les tâches liées à l'archivage et à la distribution de l'ensemble de la documentation à l'échelle du consortium.
• Centraliser toutes les publications relatives au projet X-IFU et fournir une aide pour la préparation des publications (par exemple, fournir la liste des auteurs conformément à la politique de publications du Consortium).
• Centraliser toutes les présentations liées au projet et fournir un soutien pour leur préparation en cas de besoin.
• Assister à des réunions ciblées et éventuellement prendre des notes et des actions
• Aider à la préparation des grandes revues d'avancement du projet.
• Gérer les accès des membres du Consortium à l'outil de gestion d'actions (actuellement Teamwork) ainsi qu'au système de gestion de la documentation (actuellement Caplinked).
• Gérer les formulaires utilisés pour la gestion du consortium (actuellement en utilisant Formsite).
• Fournir un soutien administratif et logistique aux visiteurs de l'équipe IRAP
• Être le community manager d'X-IFU: cela inclut la gestion, la mise à jour, la génération de ressources pour le site web X-IFU, et assurer la présence du projet sur les comptes de réseaux sociaux (twitter, facebook ...). Le matériel peut être fourni par les membres du consortium.
• Aider l'équipe PI dans toutes les tâches de communication initiées par l'Athena Community Office (ACO) ou tout autres organismes sollicitant des entrées du PI X-IFU (newsletters de l'ACO, brochures ACO, newsletters HEAD ...)
• Aider à la préparation de ressources de communication auprès de publics ciblés (enfants, grand public ...). Cela inclut le développement de brochures, goodies, ressources web, etc ... Ceci devrait être fait en étroite collaboration avec le bureau de communication de l'IRAP, de l'OMP, du CNRS et du CNES. Encourager les membres du consortium à participer à ces efforts devrait être une priorité.

Missions en support au chef de projet :
• Organiser les réunions de projet internationales au CNES sur une base semestrielle : la participation est d'environ 50 personnes. L'organisation comprend l'invitation des participants, la diffusion de l'agenda, l'organisation du « social event », la distribution et l'archivage des présentations, l'identification des demandes d'accès des participants étrangers au CNES (en soutien au secrétariat du chef de projet).
• Gérer les listes de diffusion comme demandé par le management du projet, en s'appuyant sur la base de données du Consortium (actuellement en utilisant Filemaker)
• Organiser les réunions parallèles demandées par le chef de projet lors de semaine X-IFU (deux fois par an)
• Aider à la préparation de toutes les réunions en relation avec le management du projet.
• Aider le responsable éditorial à la préparation de la Gazette X-IFU tous les trois mois : identifier avec le comité de rédaction les contributeurs, demander des articles, préparer le brouillon, faire circuler le brouillon au comité de rédaction et inclure des commentaires, puis distribuer la Gazette à tous les membres du consortium, l'archiver et mettre à jour le site X-IFU.
• Aider le chef de projet dans la préparation de matériel de communication interne au CNES, en relation avec le bureau de communication du CNES.
• S'assurer auprès du gestionnaire de la documentation de l'IRAP que tous les documents qui peuvent être distribués au consortium soient distribués par l'intermédiaire du système de gestion de documents X-IFU.

Compétences

• Parler et écrire couramment en anglais (niveaux d'excellence requis). Ceci est une condition indispensable. Les entretiens préalables à l'embauche seront exclusivement en anglais.
• Avoir d'excellentes compétences en organisation
• Faire preuve de rigueur dans son travail afin d'éviter toute perte d'information
• Être capable d'interagir avec des personnes de cultures, de nationalités différentes au sein d'un grand consortium international
• Avoir une expérience avec les outils de réseaux sociaux et avec les outils de communication en général.
• Être autonome et savoir prendre des initiatives.

Les compétences suivantes pourraient être utiles pour accomplir les tâches décrites ci-dessus:

• Avoir une expérience antérieure dans un institut de recherche ou une organisation en lien avec l'espace
• Avoir une formation scientifique
• Avoir une expérience avec Microsoft Office, LaTeX, Wordpress, Mac OS, Python, Keynote, Page ...

Une formation de niveau BTS, M1,M2 ou équivalent est souhaitée.

Contexte de travail

Il/elle sera situé à l'IRAP à proximité du PI X-IFU et travaillera au quotidien avec le PI et le chef de projet X-IFU et leurs équipes proches. Il/elle devra gérer les informations confidentielles. Voyager dans différents pays, par ex. pour les réunions du consortium X-IFU doit être envisagé.
Comme indiqué plus haut, la majorité des activités impose une maîtrise parfaite de l'anglais à l'oral comme à l'écrit.

Contraintes et risques

Déplacements en France et à l'international

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